Что делать, если из большого объема информации вам нужно найти нужные данные, относящийся к определенному человеку или дате? А затем, к примеру, скопировать на отдельный лист? Проще всего сделать автофильтр в Excel. Особенность работы фильтра — скрыть не удовлетворяющий вашим требованиям объем информации и оставить только запрашиваемые фильтром данные. Выводимые фильтром строки можно форматировать, распечатывать, редактировать и т.д.
Так же вы когда-нибудь применяли расширенный фильтр? Довольно удобный инструмент!
Итак, как сделать автофильтр в Excel (отобрать только нужные ячейки)?
Выделить нужные ячейки с конкретным значением или по цвету, или по условию можно двумя простыми способами:
1. Пройдя по пути на ленте “Данные” — “Сортировка и Фильтр” — “Автофильтр” (см. картинку вначале статьи )
2. Нажатием правой кнопки мыши после выделения таблицы, в открывшемся меню фильтр — “Фильтр”
Основные условия использования автофильтра:
- Возможность работы только с целостным списком. Т.е. если списка два, то фильтр применить не получится.
- Вы можете отфильтровать по двум столбцам. Но сначала необходимо отфильтровать один, затем второй.
- Фильтровать данные можно так же по цвету или по содержанию какой-то части фразы.
- С числовыми значениями можно делать очень широкий спектр задач
Расширенный фильтр. Как сделать фильтр по условию в ячейке
Расширенный фильтр применяется для более сложных условий отбора. Воспользуйтесь им, если
— нужно задать большое число условий сразу
— нужно вывести получивший список в отдельное место.
Суть расширенного фильтра в том, что в соседней таблице (т2) вы указываете все условия фильтрации (т1) и выводите их в новую таблицу т3.
Прежде чем работать с расширенным автофильтром, вам необходимо будет подготовить таблицу. Т.е. заголовки в имеющейся таблице перенести в отдельное место и в отдельном столб
Для того, чтобы его найти откройте вкладку «Данные», раздел «Сортировка и Фильтр, нажмите кнопку «Дополнительно», в открывшемся окне заполните исходный диапазон (если нужно).
Диапазон условий нужно тоже заполнить (т2). Если необходимо скопировать в другое место, выделите соответствующую галочку. Вторая таблица — это как раз таблица 2 — таблица условий, третья — то что получиться.
ОБРАБОТКА ДАННЫХ В ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕ
Представление электронной таблицы в виде списка
Список или база данных – это один из способов организации данных на рабочем листе. Он создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными данными. Например, перечень сотрудников некоторого отдела, в котором столбцы имеют следующие имена: ФИО, Всего начислено, Всего удержано, Сумма к выдаче.
Данные, организованные в список, называются базой данных . При этом строки таблицы – записи базы данных, а столбцы – поля записей. Чтобы превратить таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам имена, которые будут использоваться как имена полей записей. При создании базы данных необходимо выполнять следующие правила:
1. На одном рабочем листе не следует размещать более одного списка, т.к. некоторые операции, например фильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.
2. Следует отделять список данных от других данных рабочего листа хотя бы одним незаполненным столбцом или одной незаполненной строкой. Это поможет автоматически выделить список при выполнении фильтрации или при сортировке данных.
3. В заголовках столбцов списка данных не следует объединять ячейки.
4. Имена столбцов должны располагаться в первой строке списка, т.к. Excel всегда первую строку рассматривает как заголовки столбцов.
5. Для того чтобы отделить заголовки столбцов от основных данных можно использовать шрифт, выравнивание, формат, отличные от тех, которыми отражены основные данные таблицы. Нельзя оставлять пустую строку между заголовками столбцов и основными данными, не рекомендуется для отделения использовать пунктирную линию.
Сортировка данных в таблице
Сортировка данных в Excel имеет положительные и отрицательные стороны. Положительные – универсальность операции и удобный пользовательский интерфейс. Отрицательные: легкость, с которой таблица может быть превращена в набор беспорядочных данных.
Для проведения сортировки необходимо выделить ячейку таблицы и выбрать команду Данные, Сортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке находятся имена полей, то они не будут включены в сортировку. Надо иметь в виду, что итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому иногда бывает целесообразнее вручную выделить диапазон данных для сортировки.
В трех полях ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым данные будут сортироваться. Можно также задать параметры: установить порядок сортировки по первому ключу (обычный или определяемый пользователем), а также направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).
Для быстрой сортировки можно воспользоваться кнопками «Сортировка по возрастанию» и «Сортировка по убыванию» стандартной панели инструментов (в этом случае ключом сортировки является столбец с текущей ячейкой).
Если в результате сортировки вы не добились ожидаемого результата, отмените ее. Для этого щелкните на кнопке «Отменить» стандартной панели инструментов.
Фильтрация данных в списке
Фильтр представляет собой конструкцию, предназначенную для отбора тех строк таблицы, которые удовлетворяют заданному условию, и временного скрытия остальных строк. Основой фильтра является список, который содержит условия отбора строк. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью Автофильтра. Более сложные запросы к базе данных можно реализовать с помощью команды Расширенный фильтр.
Автофильтр
С помощью функции Автофильтр можно вывести на экран только определенные записи. Для этого необходимо сначала выделить список обязательно с заголовками полей.
Кнопки, раскрывающие список фильтра, создаются в первой строке диапазона. Если в столбце встречаются незаполненные ячейки, список дополняется категориями «пустые» и «непустые». В любом случае верхняя строка диапазона не рассматривается как объект для фильтрации и в список не включается. Даже если часть строк не попала в выделение, принцип фильтрации будет распространяться и на них, включая итоговую строку. После того, как диапазон выделен выбираем команду Данные/ Фильтр / Автофильтр .
После этой команды Excel помещает раскрывающиеся списки непосредственно в имена столбцов списка. Элемент столбца, который выделен в раскрывающемся списке, называют критерием фильтра. Можно продолжить фильтрацию с помощью критерия из другого столбца.
Чтобы удалить критерий фильтрации для отдельного столбца, надо выбрать параметр «Все» в раскрывающемся списке. Чтобы отобразить все скрытые в списке строки, надо выбрать Данные/ Фильтр/Отобразить все .
Пользователь может сформировать условие отбора строк таблицы для каждого столбца. Пользовательские критерии отбора записей могут состоять из одного или двух логических выражений, соединяемых операторами И (ИЛИ). Использование оператора И предполагает, что условие будут выполнено, если одновременно будут выполнены обе его части. Использование оператора ИЛИ допускает выполнение хотя бы одной части условия.
Чтобы задать пользовательский критерий надо выбрать параметр Условие в раскрывающемся списке, а затем, в появившемся окне «Пользовательский автофильтр» задать необходимые критерии: Показывать только те строки, значения которых… – указать нужные критерии.
Для удаления Автофильтра необходимо повторно выбрать команду Данные/Фильтр/Автофильтр.
Первые 10. Этот метод имеет смысл только для полей с числовыми данными, в том числе и с датами. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно выбрать в списке вариант «Первые 10…». В появившемся диалоговом окне следует указать, сколько наибольших или наименьших элементов следует отображать. Например, в БД имеется поле «Оклад» для хранения размера оклада сотрудника. Организация имеет возможность оказать материальную помощь 5 сотрудникам с наименьшим окладом. Для решения этой задачи можно воспользоваться методом отбор «Первые 10…» для поля «Оклад»: задать количество отображаемых записей с наименьшим значением.
Сложная фильтрация (расширенный фильтр)
Для фильтрации списка по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется команда Расширенный фильтр меню Данные. Ее отличие от команды Автофильтр состоит в том, что кроме перечисленных возможностей, отфильтрованные записи можно перенести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список. В расширенном фильтре критерий фильтрации создается как таблица, которая может храниться в любом месте рабочей книги, или даже в другом файле. К таблице-критерию применимы все операции обработки данных Excel.
Расширенный фильтр позволяет:
1. сразу копировать отфильтрованные записи в другое место рабочего листа.
2. сохраняет критерий отбора для дальнейшего использования (это полезно, когда в список вносятся новые данные, и нужно периодически извлекать из него информацию в соответствии с критерием).
3. показывать в отфильтрованных записях не все столбцы таблицы, а только указанные
4. объединять оператором ИЛИ условия для разных столбцов
5. для одного столбца объединять операторами И, ИЛИ более двух условий.
6. создавать вычисляемые критерии.
Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую желательно разместить на том же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы она не была скрыта во время фильтрации. Для формирования таблицы критериев необходимо для обеспечения идентичности текстовых полей скопировать имена полей списка в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в этой таблице определяется только количеством критериев поиска. Однако включение пустых строк в таблицу критериев недопустимо, поскольку в этом случае будут найдены все записи списка.
Кроме таблицы критериев, для команды Расширенный фильтр надо определить вид выходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена тех полей списка, которые определяют вид выходного документа. Количество строк в выходном документе Excel определит сам.
Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр следует:
· сформировать в свободном месте рабочего листа таблицу критериев
· сформировать шапку выходного документа
· выделить область списка в исходном документе
В области Обработка надо указать, будет ли фильтрация выполняться на месте или выходные данные будут перенесены в другую область рабочего листа. Если выбран режим по умолчанию «фильтровать список на месте», то Excel скроет все строки исходного списка, не удовлетворяющие заданным критериям. Если установлен переключатель «Только уникальные записи», то повторяющиеся строки исходного списка не будут показаны в области выходных данных.
Задание условий с использованием логической операции ИЛИ:
Чтобы задать условия в диапазоне критериев логической операцией ИЛИ, нужно эти условия расположить на разных строках: например:
1) Отобразить записи о менеджерах с фамилией «Кислов» или о менеджерах, продающих «Хлеб»:
2) Получить информацию о клиентах, чьи фамилии начинаются на букву В и Т:
Задание условий с использованием логической операции И:
Чтобы задать условия в диапазоне критериев логической операцией И, нужно эти условия расположить на одной строке: например:
1) Найти информацию о менеджерах с фамилией «Петрова», продавших товар более чем на 50 единиц:
2) Найти информацию о товарах, цена которых больше 30 и меньше 80 рублей.
Фильтрация {выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка.
В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки.
Отобранные записи можно форматировать или удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.
Фильтрация данных в электронных таблицах может выполняться двумя способами: с помощью автофильтра или расширенного фильтра.
Фильтрация данных с использованием автофильтра. Для выполнения этой операции нужно:
1) установить курсор внутри таблицы;
2) ввести команду меню ДАННЫЕÞФильтрÞАвтофильтр;
3) щелчком мыши по кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка;
4) указать требуемые значения или выбрать строку "условие" и задать критерии выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр.
Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
Каждая часть условия может включать:
· значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используются звездочка * - для указания произвольного количества символов или вопросительный знак? - для замены одного символа;
· оператор отношения (сравнения). При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:
Равно <> Не равно
< Меньше < = Меньше или равно
> Больше > = Больше или равно
Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой (синего цвета) и в раскрывшемся списке выбрать строку "все" или выполнить команду ДАННЫЕÞФильтрсÞОтобразить все.
Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду меню ДАННЫЕÞФильтр ÞАвтофильтр (убрать переключатель).
Фильтрация данных с использованием расширенного фильтра. Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам.
Для фильтрации записей списка расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов критериев:
· критериев сравнения;
· вычисляемых критериев.
Фильтрация записей с использованием расширенного фильтра выполняется с помощью команды меню ДАННЫЕÞФильтрÞРасширенный фильтр.
Важной особенностью этого режима является то, что до выполнения самой команды фильтрации необходимо сформировать специальную область для задания условий фильтрации данных -диапазон условий отбора (интервал критериев).
Диапазон условий должен содержать строку с заголовками столбцов и несколько строк для задания условий отбора. Обычно для создания диапазона условий вначале копируют в отдельное место (на другом или на том же самом рабочем листе - как правило, выше исходной таблицы) строку с заголовками столбцов, затем в расположенные ниже строки вводят критерии выборки по отдельным столбцам.
Между значениями условий отбора и таблицей должна находиться, как минимум, одна пустая строка.
Если критерии отбора (условия фильтрации) вводятся в одной строке для разных столбцов, то они считаются связанными условием "И". Если критерии отбора записываются в разных строках, то они считаются связанными условием "ИЛИ".
После формирования диапазона условий с критериями выборки записей устанавливают курсор внутри таблицы, вводят команду ДАННЫЕÞФильтрÞРасширенный фильтр и в диалоговом окне Расширенный фильтр указывают диапазон ячеек таблицы и адрес или имя сформированного заранее диапазона условий.
Записи можно фильтровать на месте или одновременно с выполнением фильтрации копировать в указанную область на текущем рабочем листе.
Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, следует установить переключатель Скопировать результаты в другое место, перейти в поле Поместить результат в диапазон и указать верхнюю левую ячейку области вставки отобранных данных.
Фильтрация или выборка - очень частая операция во время работы со списками. Суть ее в том, чтобы отобрать из списка все строки (записи), удовлетворяющие определенным условиям. Условий может быть много, они могут быть простыми и сложными, связанными друг с другом или независимыми. Существует несколько способов фильтрации списков в Excel.
Способ 1. Автофильтр
Отфильтровать список автофильтром - значит скрыть все строки за исключением тех, которых удовлетворяют заданным условиям отбора. Для выполнения такой операции необходимо выделить любую ячейку списка и, выбрать в меню Данные - Фильтр - Автофильтр (Data - Filter - AutoFilter) .
В первой строке, содержащей заголовки столбцов, появятся кнопки со стрелками - кнопки автофильтра:
Для выборки записей необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в заголовке нужного столбца и выбрать из выпадающего списка то, что необходимо отфильтровать:
После фильтрации обратите внимание на номера выведенных строк - Excel скрыл все строки, не удовлетворяющие заданному условию, а номера отфильтрованных отобразил синим цветом, чтобы напомнить пользователю, что в данный момент он видит неполный список.
К сожалению, ни одна версия Excel, кроме Excel 2007 не позволяет выбрать из выпадающего списка более одного варианта.
Мы можем также использовать автофильтр, чтобы найти заданное число (или процент) наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого необходимо щелкнуть по кнопке автофильтра в соответствующем поле и выбрать Первые 10 (Top 10) . Откроется окно, в котором пользователь может задать количество элементов и выбрать из выпадающих списков их тип - наибольшие или наименьшие:
Способ 2. Пользовательский автофильтр
Мы можем использовать автофильтр для выборки записей по более сложным условиям. Допустим, необходимо выбрать из списка строки, где оклад сотрудника лежит в диапазоне от 1000 до 2000 или меньше/больше определенной величины. Для выполнения такой фильтрации из выпадающего списка поля "Стоимость заказа" необходимо выбрать пункт Условие (Custom) . Появится окно :
При помощи выпадающих списков необходимо задать условие отбора и нажать кнопку ОК - Excel отобразит только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям.
Пользовательский автофильтр способен также работать с текстом - для этого в списке условий есть операторы Начинается с... , Заканчивается на... , Содержит... , Не содержит... и т.д.
Способ 3. Расширенный фильтр
В отличие от Автофильтра и Пользовательского автофильтра - Расширенный фильтр практически не имеет ограничений на количество условий, налагаемых на список. Но (бесплатных пирожных не бывает!) требует некоторых подготовительных операций. А именно:
Например, чтобы отобрать из списка сотрудников в нашем файле потенциальные пары молодоженов, можно задать условия следующим образом:
Excel отберет всех мужчин с окладом 1000 и более, неженатых и женщин не старше 1 января 1950 года рождения, незамужних, с детьми.
Для того, чтобы отфильтровать данные по критериям из нашей таблицы, выделите любую ячейку исходного списка сотрудников и выберите в меню Данные - Фильтр - Расширенный фильтр (Data - Filter - Advanced Filter) . Откроется окно Расширенного фильтра , в которое необходимо ввести адрес исходного диапазона, адрес диапазона условий и указать место, куда поместить результаты фильтрации:
Флажок Только уникальные записи служит для отбора неповторяющихся данных .
Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Основные правила:
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
