Създаване и попълване на бази данни в Microsoft Access. Създаване и попълване на бази данни в Microsoft Access Разучаване на главния работен прозорец на Access

Добре дошли в света на базите данни

В тази глава... | Може би, гледайки иконата на Microsoft Access в менюто "Старт", вече сте се опитали да разберете защо е необходима. И на някой вероятно му е хрумнала идеята за създаване на база данни, но не е ясно откъде да започнем. Така или иначе Access е точно това, от което се нуждаете!

Преглед на основните функции на Access

В тази глава... | Често започването с Access създава трудности за начинаещите. Дори читатели, които трябваше да използват електронни таблици и текстови редактори, но никога преди не са се сблъсквали с Access, не винаги е ясно какво прави базата данни и как функционира.

Разглеждане на главния работен прозорец на Access

В тази глава... | Глава 2, „Общ преглед на функциите на основния достъп“, вече покри потребителския интерфейс на Access. По-специално бяха описани елементи като лентата на задачите, лентите с инструменти и менютата. Сега нека се запознаем с основния му елемент - прозореца Database.

Планиране на бази данни

В тази глава... | Базата данни е колекция от постоянни или взаимосвързани обекти. Например информация за домакински уреди и друго имущество може да се съхранява в обикновен тефтер с квадрат. А личната информация за приятели и роднини, като техните адреси, дати на шофиране и телефонни номера, може да се съхранява в бележници или органайзери. Всъщност и бележники notebook са бази данни от опростен тип.

Създаване на първите таблици

В тази глава... | Време е да преминем от запознаване с Access към активна работа с него. Разгледахме основните функции и възможности на програмата, разработихме логическа концепция за базата данни и сега можем да започнем да създаваме таблици. Както знаете, таблиците съдържат данни на Access.

Използване на връзки

В тази глава... | Терминът връзка често се тълкува двусмислено. В света на релационните бази данни това означава връзка между два записа. От една страна, използването на релации в бази данни предоставя напълно нови възможности, но от друга страна, често създава трудности дори за опитни потребители. Заплетените връзки на Access могат да разочароват всеки.

Извличане на данни с помощта на заявки

В тази глава... | На този етап въвеждането на информация в таблицата няма да ви затрудни. Освен това от предишните глави вече знаете как да създавате таблици и да работите с тях, как да свързвате данни в различни таблици с помощта на релации.

Създаване и използване на формуляри за данни

В тази глава... | Базата данни е способна да изпълнява различни задачи и съхраняването на информация е само една от тях. След като сте усвоили принципите за създаване на таблици, трябва да научите как да въвеждате и променяте данни. Най-ефективното средство за работа с тях са формуляри, които ви позволяват да дефинирате вида на данните, които се показват и предоставят различни методитехните промени.

Отпечатайте информация с помощта на отчети

В тази глава... | включено в моментаВече сте създали база данни, както и няколко таблици, съдържащи основни данни, и сте научили как да създавате заявки за получаване на необходимата информация. Вече знаете как можете да използвате потребителския интерфейс на формуляри на Access за въвеждане, показване и търсене на данни.

Публикуване на данни в Интернет с помощта на страници

В тази глава... | За някои хора Интернет е място за забавление или любимо хоби. Други се свързват с World Wide Web, за да решават критични проблеми. Читателите, изучаващи Access от тази книга, вероятно няма да могат да създадат приложение с достъп до Интернет, но това не е причина дори да не разгледат тази възможност.

Поставяне на маси

В тази глава... | До сега потребителски интерфейсДостъпът престана да бъде нещо мистериозно за нас. Научихме как да създаваме обекти, които формират основата на базата данни, и натрупахме опит в настройването им.

Разширяване на обхвата на заявките

В тази глава... | Предишните глави описаха методи за създаване и използване на почти всички обекти на Access. И въпреки че значителен път вече е изминат, той е много далеч от края. | В тази глава ще говорим за заявки, които правят повече от просто извличане на данни.

Основната цел на тази програма е да създава и работи с бази данни, които могат да бъдат свързани както с малки проекти, така и с големи бизнеси. С негова помощ ще можете удобно да управлявате данни, да редактирате и съхранявате информация.

Пакетно приложение Microsoft Office– Access – използва се за работа с бази данни

Естествено, преди да започнете, ще трябва да създадете или отворите съществуваща база данни.

Отворете програмата и отидете в главното меню, като щракнете върху командата „Файл“ и след това изберете „Създаване“. Когато създавате нова база данни, ще ви бъде представен избор между празна страница, която ще има една таблица или уеб база данни, която ви позволява да използвате вградените инструменти на програмата, например за вашите публикации в Интернет.

В допълнение, за да направи създаването на нова база данни възможно най-лесно, на потребителя се предоставят шаблони, от които да избира, които му позволяват да създаде база данни, фокусирана върху конкретна задача. Това, между другото, може да ви помогне бързо да създадете необходимата форма на таблица, без да настройвате всичко ръчно.

Попълване на базата данни с информация

След като създадете базата данни, трябва да я попълните с подходяща информация, чиято структура трябва да бъде обмислена предварително, тъй като функционалността на програмата ви позволява да форматирате данни в няколко форми:

1. Днес най-удобният и разпространен вид структуриране на информация е таблицата. По своите възможности и външен вид таблиците в Access не се различават много от тези в Excel, което от своя страна значително улеснява прехвърлянето на данни от една програма в друга.
2. Вторият начин за въвеждане на информация е чрез формуляри; те са донякъде подобни на таблиците, но предоставят по-визуално показване на данните.
3. За да изчислите и изведете информация от вашата база данни, се предоставят отчети, които ще ви позволят да анализирате и изчислите например доходите си или броя на контрагентите, с които работите. Те са много гъвкави и ви позволяват да правите всякакви изчисления, в зависимост от въведените данни.
4. Получаването и сортирането на нови данни в програмата се извършва чрез заявки. С тяхна помощ можете да намерите конкретни данни сред няколко таблици, както и да създавате или актуализирате данни.

Всички горепосочени функции се намират в лентата с инструменти, в раздела „Създаване“. Там можете да изберете кой елемент искате да създадете и след това в отворилия се „Дизайнер“ да го персонализирате за себе си.

Създаване на база данни и импортиране на информация

Когато създавате нова база данни, единственото нещо, което ще видите е празна таблица. Можете да го попълните ръчно или да го попълните, като копирате необходимата информация от Интернет. Моля, имайте предвид, че всяка въведена от вас информация трябва да бъде поставена в отделна колонаи всеки запис има лична линия. Между другото, колоните могат да бъдат преименувани, за да навигирате по-добре в съдържанието им.

Ако цялата необходима информация е в друга програма или източник, програмата ви позволява да конфигурирате импортирането на данни.

Всички настройки за импортиране се намират в отделен раздел в контролния панел, наречен „Външни данни“. Тук, в областта „Импортиране и връзки“, са изброени наличните формати, включително Excel, документи на Access, текстови и XML файлове, интернет страници, папки на Outlook и др. След като изберете необходимия формат, от който ще се прехвърля информацията, ще трябва да посочите пътя до местоположението на файла. Ако се хоства на сървър, програмата ще изисква да въведете адреса на сървъра. Докато импортирате, ще срещнете различни настройки, които са предназначени да прехвърлят правилно вашите данни в Access. Следвайте инструкциите на програмата.

Основни ключове и връзки на таблици

Когато създава таблица, програмата автоматично присвоява на всеки запис уникален ключ. По подразбиране има колона с имена, която се разширява при въвеждане на нови данни. Тази колона е първичен ключ. В допълнение към тези първични ключове, базата данни може също да съдържа полета, свързани с информация, съдържаща се в друга таблица.

Например, имате две таблици, съдържащи свързана информация. Например те се наричат ​​„Ден“ и „План“. Като изберете полето „Понеделник“ в първата таблица, можете да го свържете с всяко поле в таблицата „План“ и когато задържите курсора на мишката над някое от тези полета, ще видите информация и свързани клетки.

Такива връзки ще направят вашата база данни по-лесна за четене и със сигурност ще увеличат нейната използваемост и ефективност.

За да създадете връзка, отидете в раздела „Инструменти за бази данни“ и в областта „Връзки“ изберете бутона „Схема на данни“. В прозореца, който се показва, ще видите всички бази данни, които се обработват. Моля, обърнете внимание, че базите данни трябва да имат специални полета, предназначени за външни ключове. В нашия пример, ако във втората таблица искате да покажете деня от седмицата или число, оставете празно поле, като го наречете „Ден“. Също така конфигурирайте формата на полето, тъй като той трябва да бъде еднакъв и за двете таблици.

След това, при отворени две таблици, плъзнете полето, което искате да свържете, в специално подготвеното поле за външен ключ. Ще се появи прозорецът „Редактиране на връзки“, в който ще видите отделно избрани полета. За да гарантирате промени в данните както в свързани полета, така и в таблици, поставете отметка в квадратчето до „Осигуряване на целостта на данните“.

Създаване и видове заявки

Заявката е действие в програма, което позволява на потребителя да редактира или въвежда информация в база данни. Всъщност заявките са разделени на 2 вида:

1. Селективни заявки, благодарение на които програмата извлича определена информация и прави изчисления върху нея.
2. Искания за действие, които добавят информация към базата данни или я премахват.

Като изберете “Query Wizard” в раздела “Creation”, програмата ще ви преведе през процеса на създаване на конкретен тип заявка. Следвайте инструкциите.

Заявките могат значително да ви помогнат да организирате данните си и винаги да имате достъп до конкретна информация.

Например, можете да създадете персонализирана заявка въз основа на определени параметри. Ако искате да видите информация за конкретна дата или ден от таблицата „Ден“ за целия период от време, можете да настроите подобна заявка. Изберете елемента „Конструктор на заявки“ и в него таблицата, от която се нуждаете. По подразбиране заявката ще бъде селективна; това става ясно, ако погледнете лентата с инструменти с маркиран бутон „Избор“. За да може програмата да търси точно датата или деня, от който се нуждаете, намерете реда „Условие за избор“ и въведете фразата [кой ден?] там. Не забравяйте, че заявката трябва да бъде поставена в квадратни рамена и да завършва с въпросителен знак или двоеточие.

Това е само един случай на използване на заявки. Всъщност те могат да се използват и за създаване на нови таблици, избор на данни въз основа на критерии и т.н.

Настройка и използване на формуляри

Благодарение на използването на формуляри, потребителят може лесно да преглежда информация за всяко поле и да превключва между съществуващи записи. Когато въвеждате информация за дълго време, използването на формуляри опростява работата с данни.

Отворете раздела „Създаване“ и намерете елемента „Формуляр“, като щракнете върху него ще се покаже стандартен формуляр въз основа на данните във вашата таблица. Информационните полета, които се появяват, подлежат на всякакви промени, включително височина, ширина и т.н. Моля, имайте предвид, че ако има връзки в таблицата по-горе, ще ги видите и можете да ги преконфигурирате в същия прозорец. В долната част на програмата ще видите стрелки, които ще ви позволят да отворите последователно всяка колона от вашата таблица или веднага да преминете към първата и последната. Сега всеки от тях е такъв отделен вход, чиито полета можете да конфигурирате, като кликнете върху бутона „Добавяне на полета“. Променената и въведена по този начин информация ще се показва в таблицата и във всички таблици към нея. След като настроите формуляра, трябва да го запазите, като натиснете клавишната комбинация „Ctrl+S“.

Създаване на отчет

Основната цел на отчетите е да предоставят на потребителя цялостно обобщение на таблицата. Можете да създадете абсолютно всеки отчет, в зависимост от данните.

Програмата ви позволява да изберете типа отчет, като предоставя няколко за избор:

1. Отчет - ще бъде създаден автоматичен отчет, като се използва цялата информация, предоставена в таблицата, но данните няма да бъдат групирани.
2. Празният отчет е непопълнена форма, за която можете сами да изберете данни от задължителните полета.
3. Помощник за отчети - ще ви води през процеса на създаване на отчет и ще групира и форматира данните.

В празен отчет можете да добавяте, изтривате или редактирате полета, като ги попълвате с необходимата информация, създавате специални групи, които ще ви помогнат да отделите определени данни от останалите и много други.

По-горе са всички основи, които ще ви помогнат да се справите и да персонализирате програмата Access за себе си, но нейната функционалност е доста широка и предоставя повече фина настройкафункции, обсъждани тук.

Обучение по Microsoft Access 2016 в Москва

Образователни Курсове по Microsoft Access 2016са предназначени за студенти, които искат да овладеят уменията за изграждане на бази данни, да научат как да създават, редактират и актуализират бази данни.

Участниците в курса изучават програмата от самото начало: от изграждането на прости бази данни до сложни, изучавайки тънкостите и нюансите на създаването на бази данни и овладявайки възможностите за изграждане на заявки и отчети. Учебната програма на Microsoft Access е изградена върху тясна комбинация от теория и практика. По време на занятията студентите постоянно изпълняват упражнения за развиване на умения за работа в MS Access 2016 и получават домашна работа за преговор на материала, преминат в час.

По време на курса по MS Access 2016 студентите получават набор от упражнения, необходими за работа в клас. Студентите посещават компютърни курсове за потребители на персонални компютри в удобно за тях време; компютърна техника.

Учебна програма на курса

Модул 1. Таблици вMSAccess 2016

• Структура на таблицата. Тяхното създаване.
• Какви видове полета има?
• Работа в таблици с данни.
• Хипервръзки.
• Маски за въвеждане
• Условие върху стойността.

Практическа работа

Модул 2: Форматиране Достъп до таблици 2016

• Търсене, замяна, използване на филтри.
• Премахване и изрязване на данни.
• Формати на данни.
• Импортирайте и прикачете таблици, листове с работни книги на MS Excel, текстови файлове(Дума)
• Работа с голяма маса.
• Ключове.

Практическа работа

Модул 3: Как работят заявкитеMSДостъп 2016?

• Създател на заявки.
• Основни и съставни условия за избор на записи.
• Създайте изчисляемо поле в Expression Builder.
• Видове заявки и тяхната обработка

Практическа работа

Модул 4. SQL - ЗаявкиMS AccEss 2016

• SQL - изрази.
• Изберете синтаксис на изявление.
• Статистически функции: Брой, Средно, Последно, Мин., Макс., Първо.
• Статистическа функция Сума.
• Заявка за създаване, добавяне, актуализиране и изтриване на таблици.

Практическа работа

Модул 5: Многотаблични бази данни

• Как да разделя данните в отделни таблици и да създавам свързващи полета?
• Елиминирайте излишъка, непоследователността на данните и зависимостите.
• Подтаблици като елемент на релации
• Организиране на връзки и поддържане целостта на данните.

Практическа работа

Модул 6. Форма като редактируем обект вДостъп 2016

• Създаване на формуляр с помощта на съветника за формуляри. Използване на автоформи.
• Създаване на формуляри с всякаква сложност с помощта на Form Builder.
• Създаване на основна и подформа.
• Видове свързване на формуляри.

Практическа работа

Модул 7. Справки и печат вMSДостъп 2016

• Печат на таблици и формуляри. Запазване на формата като отчет.
• Сортиране и групиране на отчети.
• Пагинация. Разширени надписи.
• Опции за печат.
• Експортиране на отчети.

Практическа работа

Окончателна атестация.

Ръководството за самообучение е предназначено за усвояване нова версия MS Office Access. Обхваща основите на разработването на бази данни и SQL заявки, формуляри, отчети и макроси, както и други стандартни технологии за релационни бази данни. Обръща се голямо внимание на овладяването на интерфейса и инструментите на Access 2016. Разглеждат се нови инструменти за разработка на уеб приложения, които са достъпни за потребителите от браузър на всяко устройство, както и възможността за автоматичното им публикуване на сървърни сайтове на SharePoint или в MS Office 365 облак Решения на проблемите на оперативния анализ въз основа на данни от база данни на Access с помощта на Excel и неговата добавка PowerPivot, която директно показва модела на релационна база данни. Материалът в книгата е илюстриран с множество примери.

ГЛАВА 1. Въведение в Access 2016.

По-голямата част от бизнес транзакциите днес се записват, проследяват и анализират като данни, съхранявани в системи за управление на релационни бази данни. Системата за управление на релационни бази данни Microsoft Office Access отговаря на нуждите на голямо разнообразие от потребителски групи. С помощта на съветниците на Access и графичните инструменти дори потребители без специални умения могат да се развиват много успешно полезни приложениябази данни. Проучвания на малки и средни предприятия, проведени от различни служби, показват, че Access е една от най-популярните програми за бази данни.

Предговор.
Глава 1: Въведение в Access 2016.
Глава 2. Проектиране на релационна база данни.
Глава 3. Създаване на база данни.
Глава 4. Запитвания.
Глава 5. Формуляри.
Глава 6. Разработване на интерфейс за въвеждане, преглед и редактиране на документи.
Глава 7. Доклади.
Глава 8. Оперативен анализ на данни от релационни бази данни на Access.
Глава 9. Разработка на приложения с помощта на макроси.
Глава 10. Разработване на интерфейс за управление на приложението.
Глава 11: Създаване на уеб приложения
Приложение 1. Структура на таблиците в базата данни „Доставка на стоки“.
Приложение 2. Пример за попълнени документи за качване в базата данни „Доставка на стоки“.
Предметен индекс.

Безплатно изтегляне електронна книгав удобен формат, гледайте и четете:
Изтеглете книгата Ръководство за самообучение MS Office Access 2016, Bekarevich Yu.B., Pushkina N.V., 2017 - fileskachat.com, бързо и безплатно изтегляне.

• Руска литература, 7 клас, Савелиева В.В., Лукпанова Г.Г., Ярмухамедова А.Б., 2017 г.
• Руски език, 10 клас, Исламбекова С.Ю., Мусурманова Ю.Ю., Абдураимова З.Х., Тагиева Л.Н., 2017 г.
• Руска литература, 7 клас, част 2, Захарова С.Н., Петровская Л.К., 2017 г.

Следните учебници и книги.

Приложна програма Microsoft Access 2007предназначени да създават бази данни. Access 2007 използва логически свързани таблици. СУБД Microsoft Access 2007осигурява удобно и надеждно управление на данните, съхранявани в таблици.

Същността на създаването на база данни в Microsoft Access 2007 е, че първо трябва да създадете структура на база данни (създайте структура на таблица и установете връзки между тях), а след това трябва да попълните таблиците нова базаданни.

Освен това е препоръчително да се създаде формиза въвеждане на данни в таблици, заявкиза търсене на информация в базата данни и докладида изведе необходимата информация от базата данни в удобен вид на екран, печат или файл.

Базата данни може да бъде създадена ръчно (нова празна база данни) или въз основа на шаблони.

Шаблоните не винаги отговарят на необходимата база данни, но с тяхна помощ можете бързо да създадете база данни, близка до това, което се изисква, след което можете да я промените и попълните с вашите данни. Когато стартирате приложение на Access 2007, се появява новначална страница

„Първи стъпки с Microsoft Access 2007“, показано на фиг. 1.

ориз. 1. Нова начална страница

Когато създавате база данни от шаблони, можете да изберете шаблона, който искате от страницата Първи стъпки с Microsoft Access 2007 от категориите шаблони или шаблоните От Microsoft Office Online. Когато изберете например шаблона Факултет в категорията Локални шаблони, от дясната страна на прозореца на приложението ще се появи описание на базата данни. По-долу в текстовото поле е посочено името на файла: Faculty.accdb и икона на папка, с която можете да запишете файла в желаната директория (по подразбиране е посочена папка My Documents).