इस नोट में मैं फिर से ईमेल प्रोग्राम के विषय पर बात करना चाहता हूं। बहुत से लोग वेबमेल इंटरफ़ेस का उपयोग करने के बजाय ईमेल क्लाइंट का उपयोग करना पसंद करते हैं। और इसके स्पष्ट कारण हैं.
प्रोग्राम का मेल सर्वर से कनेक्शन सेट करना काफी सरल है। इससे पहले ब्लॉग नोट्स में मैंने मुफ़्त की स्थापना का उल्लेख किया था मेल क्लाइंटयांडेक्स मेल से कनेक्ट करने के लिए आउटलुक एक्सप्रेस, साथ ही आउटलुक 2010 को यांडेक्स से कनेक्ट करने के लिए। ये नोट्स ईमेल क्लाइंट का उपयोग करने के लाभों के बारे में भी विस्तार से बात करते हैं।
ईमेल कार्यक्रमों में एक महान विशेषता है जिसके बारे में मैं अभी बात करना चाहता हूँ। यह सुविधा बहुत उपयोगी है यदि आप पूरी तरह से आश्वस्त होना चाहते हैं कि आपका ईमेल संदेश प्राप्तकर्ता को वितरित किया गया था और प्राप्तकर्ता ने इसे पढ़ा है।
डिलीवरी और रीड नोटिफिकेशन को दो अलग-अलग तरीकों से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है।
प्रत्येक अक्षर के लिए अलग से अधिसूचनाएँ सेट करना
किसी विशिष्ट पत्र के लिए अधिसूचना स्थापित करने के लिए, आपको यह करना होगा:
1. आउटलुक 2010 में एक संदेश बनाएं
2. सेटिंग्स मेनू पर जाएं
3. ट्रैकिंग कमांड समूह में, वांछित विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें
3ए. यदि आप जानना चाहते हैं कि संदेश प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर पर सफलतापूर्वक वितरित हो गया है तो डिलीवरी पर सूचित करें
3बी. यदि आप जानना चाहते हैं कि आपका संदेश कब पढ़ा गया तो पढ़े गए के रूप में सूचित करें
सभी संदेशों के लिए सूचनाएं सेट करना
यदि आप अपने सभी संदेशों के लिए डिलीवरी और पढ़ने की रसीदें सक्षम करना चाहते हैं, तो इन चरणों का पालन करें:
1. फ़ाइल मेनू पर जाएँ और विकल्प चुनें। आउटलुक विकल्प विंडो खुल जाएगी।
2. मेल चुनें
3. ट्रैकिंग विकल्प तक नीचे स्क्रॉल करें
3ए. यह पुष्टि प्राप्त करने के लिए कि ईमेल संदेश प्राप्तकर्ता के सर्वर पर डिलीवर कर दिया गया है, डिलीवरी रसीद चेकबॉक्स का चयन करें।
3बी. यदि आप यह पुष्टि प्राप्त करना चाहते हैं कि आपके संदेश पढ़ लिए गए हैं तो पठन रसीद बॉक्स को चेक करें।
दूसरों की खुशी को बिगाड़ना
मैं आपको पहले ही चेतावनी देना चाहता हूं कि सब कुछ नहीं मेल सर्वरसमर्थन वितरण सूचनाएं। यह विशिष्ट सर्वर की सेटिंग्स पर निर्भर करता है। हालाँकि अधिकांश ईमेल सिस्टम इस उपयोगी विकल्प का समर्थन करते हैं।
मैंने एक विशेष वीडियो रिकॉर्ड किया है जहां मैं दिखाता हूं कि आउटलुक 2010 में डिलीवरी और रीड रिसिप्ट कैसे सक्षम करें। सूचनाएं कैसे सक्षम की जाती हैं और वे कैसे काम करती हैं, इसके बारे में विस्तार से जानने के लिए यह वीडियो देखें।
मैं आपके सुखद दर्शन की कामना करता हूँ!
बड़ी मात्रा में मेल के साथ काम करने के लिए आउटलुक 2010 एक बहुत शक्तिशाली प्रोग्राम है। इसमें अंतर्निहित नियम-आधारित मेल वितरण तंत्र हैं। आरामदायक जीयूआईआपको अक्षरों को विभिन्न रंगों से चिह्नित करने की अनुमति देता है, जिससे श्रेणियां बनती हैं। इसके अलावा आउटलुक 2010 में अपने संपर्कों को बनाना और संग्रहीत करना बहुत सुविधाजनक है।
यह आउटलुक 2010 सुविधाओं की एक छोटी सी सूची है। भविष्य की पोस्टों में मैं आपको इस कार्यक्रम के बारे में और बताऊंगा। बने रहें।
मैं आपकी सफलता की कामना करता हूं और आपसे संपर्क में रहूंगा!
पी.एस. क्या आपको सब कुछ स्पष्ट था? क्या स्पष्ट नहीं है या आप और क्या जानना चाहते हैं?
अपने प्रश्न टिप्पणियों में लिखें।
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डिलीवरी अधिसूचना संदेश डिलीवरी की पुष्टि करती है ईमेलप्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स में, लेकिन इसकी गारंटी नहीं है कि इसे देखा या पढ़ा गया था। पढ़ी गई रसीद भेजे गए संदेश के खुलने की पुष्टि करती है।
आउटलुक में, संदेश का प्राप्तकर्ता पढ़ी गई रसीदें प्राप्त न करने का विकल्प चुन सकता है। ऐसे अन्य परिदृश्य भी हैं जिनमें पढ़ी गई रसीदें नहीं भेजी जाती हैं, जैसे कि यदि मेल कार्यक्रमप्राप्तकर्ता पठन रसीदों का समर्थन नहीं करता. प्राप्तकर्ता को पठन रसीद भेजने के लिए बाध्य करने का कोई तरीका नहीं है।
सभी भेजे गए संदेशों को पढ़ने और वितरण रसीदों का अनुरोध करें
एक संदेश ट्रैक करें
स्वीकृति रसीद पर प्रतिक्रियाएँ ट्रैक करना
डिलीवरी अनुरोध या पठन रसीद के साथ भेजा गया मूल संदेश खोलें। यह संदेश आमतौर पर " में स्थित होता है भेजा ".
टैब पर संदेशसमूह में दिखाओबटन को क्लिक करे ट्रैकिंग.
टिप्पणी: ट्रैकिंगकम से कम एक रसीद प्राप्त होने तक प्रदर्शित नहीं किया जाता है। पहला चेक इन प्राप्त करने के बाद मेलबॉक्सबटन को चालू होने में कुछ मिनट लग सकते हैं रास्ताउपलब्ध होगी।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में, आप प्रत्येक संदेश के लिए डिलीवरी या पढ़ने की अधिसूचना प्राप्त करके आपके द्वारा भेजे गए संदेशों की प्रगति और प्राप्तकर्ताओं द्वारा उन्हें कैसे पढ़ा जाता है, इसकी निगरानी कर सकते हैं। अधिसूचना की सामग्री तब स्वचालित रूप से टैब पर लिखी जाती है मूल संदेश ट्रैक करेंभेजे गए आइटम फ़ोल्डर में. जम सकता है स्वचालित निष्कासनसे सूचनाएं संदेशों की सूची. संदेश सूची मुख्य माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक विंडो के दाईं ओर है जो चयनित फ़ोल्डर की सामग्री को प्रदर्शित करती है।
संदेशों को पठित के रूप में चिह्नित करने के नियम बदल रहे हैं
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प, और फिर टैब इसके अतिरिक्त;
पढ़ने के क्षेत्रसंदेशों की सूची के आगे.
संदेश शीर्षलेख छुपाया जा रहा है
- मेनू पर देखनाआइटम को हाइलाइट करें इसके अनुसार क्रमबद्ध करेंऔर फिर कमांड का चयन करें अनुकूलन.
- शीर्ष लेख और पाद लेख छिपाएँ.
शीर्ष लेख और पाद लेख छिपाएँ.
देखनाटीम पढ़ने का क्षेत्र, और फिर दाईं ओर या नीचे विकल्प पर क्लिक करें।
पढ़ने का क्षेत्रमेनू में देखनाऔर क्लिक करें बंद.
पढ़ने के क्षेत्र
पढ़ने के क्षेत्र का स्वरूप और कार्यक्षमता बदलना
संदेशों को पठित के रूप में चिह्नित करने के नियमों को बदलने के लिए:
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प, और फिर टैब इसके अतिरिक्त.
- रीडिंग पेन बटन पर क्लिक करें।
- आवश्यक विकल्प चुनें.
जल्दी से कॉल करने के लिए संदर्भ मेनूपठन फलक के लिए, बॉर्डर पर राइट क्लिक करें पढ़ने के क्षेत्रसंदेशों की सूची के आगे.
संदेश शीर्षलेख छिपाने के लिए:
- मेनू पर देखनाआइटम को हाइलाइट करें इसके अनुसार क्रमबद्ध करेंऔर फिर कमांड का चयन करें अनुकूलन.
- "अन्य सेटिंग्स" बटन पर क्लिक करें।
- रीडिंग एरिया फ़ील्ड में, चेकबॉक्स चुनें शीर्ष लेख और पाद लेख छिपाएँ.
संदेश शीर्षलेख प्रदर्शित करने के लिए, अनचेक करें शीर्ष लेख और पाद लेख छिपाएँ.
पढ़ने के क्षेत्र की स्थिति बदलने के लिए, मेनू से चयन करें देखनाटीम पढ़ने का क्षेत्र, और फिर विकल्प पर क्लिक करें सहीया नीचे की ओर से.
पठन फलक को बंद करने और अधिकांश संदेशों की सूची देखने के लिए, आदेश का चयन करें पढ़ने का क्षेत्रमेनू में देखनाऔर क्लिक करें बंद.
रीडिंग क्षेत्र का आकार बदलने के लिए, पॉइंटर को बाईं सीमा पर रखें पढ़ने के क्षेत्र, और फिर जब कर्सर दो-सिर वाले तीर में बदल जाए, तो बॉर्डर को दाएं या बाएं खींचें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक आने वाले HTML संदेशों में बाहरी सामग्री, जैसे चित्रों या ध्वनियों के लिंक, को ब्लॉक कर देता है। HTML स्रोत कोड में ये लिंक किसी बाहरी इंटरनेट पते से जुड़े हुए हैं। जब आप कोई संदेश खोलते हैं या देखते हैं, तो आपका कंप्यूटर बाहरी सामग्री डाउनलोड करता है ताकि आप चित्र प्रदर्शित कर सकें या ध्वनि चला सकें। कभी-कभी स्पैम भेजने वाले ईमेल पते की गतिविधि की जांच करने और उस पते को मेलिंग सूची में जोड़ने के लिए बाहरी सामग्री डाउनलोड का उपयोग करते हैं। डायलॉग बॉक्स में सेट विकल्पों को छोड़कर पढ़ने का क्षेत्र(मेनू में फ़ाइलटीम का चयन विकल्प, टैब पर जाएं इसके अतिरिक्तऔर "रीडिंग एरिया" बटन पर क्लिक करें), रीडिंग एरिया में परिवर्तन एक ही समय में सभी फ़ोल्डरों के लिए नहीं किया जा सकता है, लेकिन प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए अलग से किया जाना चाहिए।
संदेश देखें
जैसा कि वे कहते हैं, ठीक है, इसके बिना हम कहाँ होंगे? दरअसल, मुख्य माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक विंडो में संदेशों की पहली तीन पंक्तियों को देखने के लिए, बस मेनू से चयन करें देखनाटीम स्वतः दृश्य. केवल पहली तीन पंक्तियाँ देखने के लिए अपठित संदेश, मेनू में देखनावस्तुओं को हाइलाइट करें इसके अनुसार क्रमबद्ध करेंऔर वर्तमान दृश्यऔर फिर कमांड का चयन करें वर्तमान दृश्य बदलें. "अन्य सेटिंग्स" बटन पर क्लिक करें और रेडियो बटन का चयन करें अपठित गतत्व.
आउटलुक में भी, आप रीडिंग फलक में किसी भी तत्व की सामग्री देख सकते हैं। विशेष रूप से, तत्वों की सामग्री को पढ़ना, अनुलग्नक खोलना, हाइपरलिंक का अनुसरण करना, वोटिंग बटन का उपयोग करना और सूचना पैनल में निष्पादन जानकारी देखना संभव है विवरण पैनल. विवरण फलक किसी संदेश, अपॉइंटमेंट, संपर्क या कार्य विंडो के शीर्ष पर स्थित क्षेत्र है। इसमें इस बारे में जानकारी शामिल है कि क्या किसी संदेश का उत्तर दिया गया था, क्या इसे भेजा गया था, त्वरित संदेशों का उपयोग करके संपर्क की कनेक्शन स्थिति के बारे में जानकारी, इत्यादि) और बैठकों के निमंत्रण का जवाब दिया गया था।
मेनू पर देखनाटीम का चयन पढ़ने का क्षेत्र, और फिर दाएं या नीचे का विकल्प। मेनू में पढ़ने का क्षेत्र छिपाने के लिए देखनाटीम का चयन पढ़ने का क्षेत्र, और फिर अक्षम बटन पर क्लिक करें। पठन फलक में एक संदेश पढ़ते समय, किसी नाम की ईमेल जानकारी प्राप्त करने के लिए, प्रेषक, प्रति या सीसी फ़ील्ड में उस नाम पर डबल-क्लिक करें।
नियमित पाठ संदेश पढ़ना
यदि आपको संदेह है कि HTML संदेशों में वायरस हो सकते हैं, तो आप Microsoft Outlook को उन संदेशों को स्वचालित रूप से प्रदर्शित करने के लिए सेट कर सकते हैं जिन्हें आप सादे पाठ प्रारूप में खोलते हैं। हालाँकि, इसकी कोई गारंटी नहीं है पूरी रक्षावायरस या स्क्रिप्ट से. ईमेल संदेशों में स्क्रिप्ट पूर्व-संकलन के बिना निष्पादित की जाती हैं।
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प, और फिर टैब सेटिंग्स.
- "ईमेल विकल्प" बटन पर क्लिक करें और बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें नियमित ईमेल को सादे पाठ के रूप में पढ़ें. डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेशों को ध्यान में रखने के लिए, बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित ईमेल को सादे पाठ के रूप में पढ़ें.
नियमित प्रारूप में डिजिटल हस्ताक्षरित संदेशों को पढ़ते समय अंगुली का हस्ताक्षरकाम नहीं करेगा. संदेश को पढ़ा जा सकता है, लेकिन प्रेषक और संदेश की प्रामाणिकता निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को सत्यापित नहीं किया जा सकता है। अगर आपको देखना है पाठ संदेशअपने मूल प्रारूप में, डैशबोर्ड पर जाएँ और या तो "HTML के रूप में प्रदर्शित करें" या "रिच टेक्स्ट (RTF) के रूप में प्रदर्शित करें" चुनें।
संदेशों को पठित या अपठित के रूप में चिह्नित करें
अपठित संदेशों के शीर्षक आपके इनबॉक्स में बोल्ड में दिखाई देते हैं। अपठित संदेशों की संख्या नेविगेशन फलक में फ़ोल्डर नाम के आगे दिखाई देती है।
संदेशों को मैन्युअल रूप से टैग करने के लिए:
- वे संदेश चुनें जिन्हें आप बदलना चाहते हैं:
- आसन्न तत्वों का चयन करने के लिए, पहले तत्व पर क्लिक करें, Shift कुंजी दबाएँ और इसे दबाए रखते हुए, अंतिम तत्व पर क्लिक करें;
- बेतरतीब ढंग से व्यवस्थित तत्वों का चयन करने के लिए, Ctrl कुंजी दबाएं और इसे दबाए रखते हुए, वांछित तत्वों पर क्लिक करें;
- सभी तत्वों का चयन करने के लिए, संपादन मेनू पर, सभी का चयन करें चुनें।
- संपादन मेनू से, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
- किसी संदेश को पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करने के लिए, कमांड का चयन करें पढ़े हुए का चिह्न;
- किसी संदेश को अपठित के रूप में चिह्नित करने के लिए, कमांड का चयन करें अपठित के रूप में चिह्नित करें;
- किसी फ़ोल्डर में सभी संदेशों को चिह्नित करने के लिए, कमांड का चयन करें सभी को पढ़ा हुआ मार्क करें.
आप वर्तमान दृश्य को बदलकर विशिष्ट आइटमों का चयन करना आसान बना सकते हैं (दृश्य आपको एक ही डेटा को एक फ़ोल्डर में एक अलग क्रम में और विभिन्न प्रारूपों में देखने की सुविधा देते हैं। प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए मानक दृश्य हैं। आप अपने स्वयं के दृश्य भी बना सकते हैं। ) उदाहरण के लिए, यदि आप एक ही विषय वाले सभी संदेश ढूंढना चाहते हैं, तो इन संदेशों वाले फ़ोल्डर को खोलें, मेनू से चयन करें देखनाटीम इसके अनुसार क्रमबद्ध करें, और फिर आदेश वस्तु. दृश्य से अपने इच्छित संदेशों का चयन करें.
यदि कोई संदेश जिसका उत्तर दिया जा चुका है या अग्रेषित किया गया है, उसे अपठित के रूप में चिह्नित किया गया है, तो संदेश आइकन अभी भी एक खुले लिफाफे के रूप में दिखाई देता है। हालाँकि, सॉर्टिंग, ग्रुपिंग और फ़िल्टरिंग करते समय, इसे अपठित माना जाता है।
पठन फलक में संदेशों को स्वचालित रूप से टैग करने के लिए:
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प, और फिर टैब इसके अतिरिक्त.
- रीडिंग पेन बटन पर क्लिक करें।
- इसके विपरीत बॉक्स को चेक करें पठन फलक में देखते समय पठित के रूप में चिह्नित करें, और फिर n सेकंड के बाद पढ़े गए रूप में चिह्नित करें बॉक्स में एक संख्या दर्ज करें।
पठन रसीद अनुरोधों को संसाधित करने का तरीका बदलें
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प.
- ट्रैकिंग विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- निम्न में से एक कार्य करें:
- अनुरोध किए जाने पर पठन रसीदें भेजें - स्विच का चयन करें हमेशा उत्तर भेजें;
- अनुरोध किए जाने पर सूचनाएं भेजने से इनकार - स्विच का चयन करें कभी भी उत्तर न भेजें;
- पठन रसीद अनुरोध अधिसूचना सक्षम करें - स्विच का चयन करें प्रतिक्रिया भेजने से पहले पूछें.
चुनें कि किसी संदेश को स्थानांतरित करने या हटाने के बाद क्या करना है
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प.
- मेल विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- किसी खुली आइटम सूची को स्थानांतरित करने या हटाने के बाद, वह कार्रवाई चुनें जो आप करना चाहते हैं।
- के आगे वाले बॉक्स को चेक या अनचेक करें उत्तर देते या अग्रेषित करते समय मूल संदेश बंद कर दें.
संदेशों के लिए डिलीवरी प्राप्त करें या सूचनाएं पढ़ें
सभी संदेशों के लिए सूचनाएं सेट करने के लिए:
- मेनू पर फ़ाइलटीम का चयन विकल्प.
- मेल विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- ट्रैकिंग विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- इसके विपरीत बॉक्स को चेक करें रसीद या डिलीवरी रसीद पढ़ें.
एक संदेश के लिए सूचनाएं सेट करने के लिए:
- संदेश विंडो में, विकल्प बटन पर क्लिक करें।
- वोटिंग और ट्रैकिंग विकल्प समूह में, बगल में स्थित चेकबॉक्स का चयन करें सूचित करें कि यह संदेश कब वितरित किया गया था या सूचित करें जब यह संदेश पढ़ा गया था.
ईमेल सिस्टम प्रशासक जो सीधे उपयोगकर्ताओं के साथ काम करते हैं, वे अच्छी तरह से जानते हैं कि वे अपने संदेशों की डिलीवरी और, सबसे महत्वपूर्ण, पढ़ी गई रसीदों की देखभाल कैसे करते हैं। सभी आउटगोइंग संदेशों को डिलीवरी और पढ़ने की रसीदों के साथ भेजना और सूचनाओं को एक विशेष फ़ोल्डर में कॉपी करने के लिए एक आउटलुक नियम बनाना आम बात है। यदि प्राप्तकर्ता लंबे समय तक उत्तर नहीं देता है, तो एक अग्रेषित अधिसूचना इस प्रश्न के साथ भेजी जाती है: "आप कब उत्तर देंगे?"
ऐसे देखभाल करने वाले उपयोगकर्ताओं के साथ, आमतौर पर समस्याएं उत्पन्न नहीं होती हैं, क्योंकि... वे हर चीज को स्वयं नियंत्रित करने के आदी हैं और ठीक से काम करने वाली डाक प्रणाली के साथ, अनावश्यक प्रश्न नहीं पूछते हैं।
समस्याएँ उन उपयोगकर्ताओं के साथ उत्पन्न होती हैं जिन्हें किसी पत्र की स्थिति जानने की शायद ही कभी आवश्यकता होती है। उन्हीं की ओर से बार-बार अनुरोध आते हैं कि पत्र प्राप्तकर्ता को वितरित नहीं किया गया। 99% मामलों में यह वितरित किया गया था, प्राप्तकर्ता बस कोई प्रतिक्रिया नहीं देता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज 2010 में उपयोगकर्ताओं से ऐसे अनुरोधों की संख्या को कम करने के लिए, उपयोगकर्ता संदेशों की स्थिति को स्वयं नियंत्रित कर सकता है।
उदाहरण के लिए, OWA में, आप भेजे गए संदेश का चयन कर सकते हैं, राइट-क्लिक कर सकते हैं और डिलीवरी रिपोर्ट देख सकते हैं।
रिपोर्ट कुछ इस प्रकार है. 
इसका मतलब है कि संदेश अभी भी कतार में है. 
इसका मतलब यह है कि संदेश प्राप्तकर्ता के बाहरी सर्वर तक सफलतापूर्वक पहुंचा दिया गया था और, ज्यादातर मामलों में, प्राप्तकर्ता तक पहुंच गया।
ऐसी ही कार्यक्षमता आउटलुक 2010 में उपलब्ध होगी, लेकिन मैंने अभी तक इसका परीक्षण नहीं किया है।
वहीं, यूजर ईसीपी के जरिए भेजे गए मैसेज का स्टेटस भी चेक कर सकता है।
मुझे लगता है कि उपयोगकर्ताओं को यह समझाने में काफी समय लगेगा कि वे संदेशों की स्थिति स्वयं देख सकते हैं, लेकिन देर-सबेर वे व्यवस्थापकों को परेशान करना बंद कर देंगे। साधारण समस्याएँवितरण।
