पहुंच में तालिकाओं का चरण-दर-चरण निर्माण। डेटा दर्ज करके एक फ़ील्ड जोड़ें

इस पाठ में हम देखेंगे कि कैसे एक्सेस में एक टेबल बनाएंडिज़ाइन मोड में, हम सीखेंगे कि फ़ील्ड क्या है, फ़ील्ड प्रकार का चयन कैसे करें, तालिका को कैसे सहेजें और डेटा दर्ज करें।

आप एक्सेस में कई तरीकों से एक तालिका बना सकते हैं, उदाहरण के लिए, आप तालिका में डेटा दर्ज कर सकते हैं (हालाँकि लगभग कोई भी ऐसा नहीं करता है!!) या तालिका निर्माण विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं।

हमने पिछले पाठ में तालिका निर्माण विज़ार्ड का उपयोग करने के फायदे और नुकसान पर चर्चा की:। सबसे अच्छा और सुविधाजनक तरीकाटेबल बनाना एक कंस्ट्रक्टर है।

डिज़ाइन मोड में तालिकाएँ बनाने के लिए, खुले डेटाबेस में, टेबल्स ऑब्जेक्ट का चयन करें और डिज़ाइन मोड में तालिका बनाएँ या डिज़ाइन बटन पर डबल-क्लिक करें।

आपके सामने एक विंडो खुलेगी जिसमें आपको एक टेबल स्ट्रक्चर बनाना होगा। इस विंडो में आपको लिखना है

• फ़ील्ड का नाम, और फ़ील्ड, जैसा कि आपको याद है, तालिका में कॉलम हैं;
• फ़ील्ड प्रकार चुनें (फ़ील्ड प्रकार ड्रॉप-डाउन सूची से चुना गया है)
• फ़ील्ड विवरण लिखना आवश्यक नहीं है.

इस वीडियो ट्यूटोरियल में हम विस्तार से देखेंगे कि कैसे एक्सेस में एक टेबल बनाएंडिज़ाइन मोड में, फ़ील्ड प्रकार का चयन कैसे करें, एक्सेस में तालिका संरचना को कैसे सहेजें:

बस, तालिका संरचना तैयार हो गई है, अब आप तालिका में डेटा दर्ज कर सकते हैं। तालिका में डेटा दर्ज करने के दो तरीके हैं:

• टेबल मोड;
• रूप।

हम अगले पाठ में देखेंगे कि फॉर्म के साथ कैसे काम करना है, लेकिन इस पाठ में हम केवल तालिका नाम पर डबल-क्लिक करेंगे और इसे डेटा से भर देंगे।

तालिका बनाते समय, न केवल यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है कि कुंजी फ़ील्ड कैसे बनाएं, बल्कि सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सही कुंजी फ़ील्ड चुनें। कक्षा में हमने जो वीडियो ट्यूटोरियल पढ़ा, वह हमें इस मुद्दे पर मदद करेगा:

मैं वास्तव में आशा करता हूं कि अब आपको एक्सेस में तालिकाएँ बनाने में समस्या नहीं होगी, और यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो उन्हें टिप्पणियों में लिखें, हम उसका समाधान कर देंगे। आपकी टिप्पणियों और प्रश्नों के लिए धन्यवाद.

एक्सेस डीबीएमएस ऑब्जेक्ट्स के साथ काम करने पर केंद्रित है, जिसमें डेटाबेस टेबल, फॉर्म, क्वेरीज़, रिपोर्ट, मैक्रोज़ और मॉड्यूल शामिल हैं।

एक्सेस इंटरैक्टिव रूप से फॉर्म, क्वेरी और रिपोर्ट जैसी वस्तुओं का निर्माण करता है।

कई एक्सेस 7.0 विज़ार्ड उपयोगकर्ता को डिज़ाइन का सहारा लिए बिना काम पूरा करने, फॉर्म, क्वेरीज़, रिपोर्ट विकसित करने, डेटाबेस तालिकाओं का विश्लेषण करने और यहां तक ​​कि कई मानक डेटाबेस में से एक को पूरी तरह से बनाने में मदद करते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट पैकेजएक्सेस का उपयोग सभी प्रकार के डेटा को खोजने और संसाधित करने और रिपोर्टिंग दस्तावेज़ तैयार करने के लिए किया जा सकता है। यह एक समेकित डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है जो आपको विभिन्न विषयों के डेटा को तालिकाओं में समूहित करने और फिर तालिकाओं के बीच संबंध बनाने की अनुमति देती है। इससे डेटा के अनावश्यक दोहराव से बचते हुए सुसंगत जानकारी को संयोजित करना संभव हो जाता है, जिससे कंप्यूटर संसाधनों की बचत होती है और सूचना प्रसंस्करण की गति और सटीकता में वृद्धि होती है।

टेबल- विषय क्षेत्र के डेटा मॉडल के एक ऑब्जेक्ट में भंडारण के लिए डेटा के उपयोगकर्ता द्वारा बनाया गया।

अनुरोधएक या अधिक संबंधित तालिकाओं से आवश्यक डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। अनुरोध का उपयोग करके उत्पन्न किया जा सकता है:

पैटर्न द्वारा प्रश्न (क्यूबीई),

क्वेरी संरचना भाषा (एसक्यूएल)।

आप किसी तालिका में डेटा को अद्यतन करने, हटाने या जोड़ने या मौजूदा तालिकाओं से नई तालिकाएँ बनाने के लिए भी क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं।

फार्मस्क्रीन पर परस्पर संबंधित डेटाबेस डेटा को सुविधाजनक रूप में दर्ज करने, देखने और समायोजित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो उपयोगकर्ता से परिचित दस्तावेज़ के अनुरूप हो सकता है। फ़ॉर्म का उपयोग उपयोगकर्ता के एप्लिकेशन के भीतर नियंत्रण पैनल बनाने के लिए भी किया जा सकता है।

रिपोर्टोंमुद्रण के लिए इच्छित आउटपुट दस्तावेज़ उत्पन्न करने का इरादा है।

मैक्रोइसमें उन कार्यों का विवरण शामिल होता है जो किसी घटना के जवाब में किए जाने चाहिए। प्रत्येक क्रिया एक मैक्रो द्वारा कार्यान्वित की जाती है। मैक्रो आपको किसी एप्लिकेशन में अलग-अलग डेटा प्रोसेसिंग संचालन को संयोजित करने की अनुमति देता है। मैक्रोज़ प्रोग्रामिंग के बिना एक विशिष्ट डेटाबेस ऑपरेशन के निष्पादन को स्वचालित करते हैं।

मॉड्यूलविज़ुअल बेसिक में ऐसे प्रोग्राम होते हैं जिन्हें एप्लिकेशन बनाते समय गैर-मानक प्रक्रियाओं को लागू करने के लिए उपयोगकर्ता द्वारा विकसित किया जा सकता है।

MS Access 2000 में एक नया ऑब्जेक्ट जोड़ा गया है डेटा एक्सेस पेज , एक्सेस डेटाबेस या MS SQL सर्वर डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के साथ इंटरनेट या इंट्रानेट के माध्यम से देखने और काम करने के लिए अभिप्रेत है। डेटा एक्सेस पेज एक विशेष प्रकार के वेब पेज हैं और इसमें एमएस एक्सेल जैसे अन्य स्रोतों से डेटा भी शामिल हो सकता है।

एक्सेस संवाद बॉक्स में शामिल हैं:

शीर्षक पंक्ति;

मेनू पट्टी;

टूलबार;

स्टेटस बार;

कार्य क्षेत्र.

एक डेटाबेस बनाना. नया डेटाबेस बनाने के लिए, मेनू से कमांड का चयन करें फ़ाइल/नया. फिर एक टैब चुनें सामान्यऔर "डेटाबेस" शॉर्टकट सक्रिय करें। खुलने वाले संवाद बॉक्स में, आपको बनाए जाने वाले डेटाबेस का नाम निर्दिष्ट करना होगा। किसी मौजूदा डेटाबेस को खोलने के लिए, कमांड का चयन करें फ़ाइल/खोलें. जब डेटाबेस खुलता है, तो स्क्रीन पर एक डेटाबेस विंडो दिखाई देगी, जहाँ से आप इसमें मौजूद सभी तालिकाओं, क्वेरीज़, फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़ और मॉड्यूल और डेटा एक्सेस पेजों तक पहुंच सकते हैं।

एक्सेस में डेटाबेस के साथ काम करना टेबल बनाने से शुरू होता है।

डेटाबेस तालिका बनाने में दो चरण होते हैं:

1) संरचना निर्धारित की जाती है: फ़ील्ड की संरचना, उनके नाम, तालिका में प्लेसमेंट का क्रम, डेटा प्रकार, आकार, प्रमुख फ़ील्ड और फ़ील्ड के अन्य गुण;

2) टेबल रिकॉर्ड बनाए जाते हैं और डेटा से भरे जाते हैं।

तालिका बनाने के लिए, डेटाबेस विंडो में टैब का चयन करें टेबलऔर बटन दबाएँ बनाएं।फिर तालिका निर्माण विधि का चयन करें: तालिका, डिज़ाइन, या तालिका विज़ार्ड मोड।

कंस्ट्रक्टर मोड.

किसी फ़ील्ड को परिभाषित करने के लिए, फ़ील्ड नाम, डेटा प्रकार, विवरण (संक्षिप्त टिप्पणी, साथ ही सामान्य गुण) सेट करें।

फ़ील्ड का नाम.तालिका में प्रत्येक फ़ील्ड का एक अद्वितीय नाम होना चाहिए.

डेटा प्रकार।डेटा प्रकार उन मानों द्वारा निर्धारित किया जाता है जिन्हें फ़ील्ड में दर्ज किए जाने की उम्मीद है और उन संचालनों पर जो उन मानों पर किए जाएंगे।

एक्सेस निम्नलिखित बुनियादी डेटा प्रकारों की अनुमति देता है:

मूलपाठ;

मेमो (बड़ा पाठ);

संख्यात्मक (संख्यात्मक प्रकार के विशिष्ट प्रकार और उनकी लंबाई "फ़ील्ड आकार" संपत्ति में निर्दिष्ट हैं);

मौद्रिक;

दिनांक समय;

काउंटर (तालिका की अद्वितीय सिस्टम कुंजी निर्धारित करने के लिए उपयोग किया जाता है);

तार्किक;

OLE ऑब्जेक्ट फ़ील्ड.

प्रत्येक फ़ील्ड के डेटा प्रकार का चयन करते समय सूची बटन पर क्लिक करके फ़ील्ड प्रकारों की सूची को कॉल किया जाता है।

सामान्य फ़ील्ड गुणप्रत्येक फ़ील्ड के लिए सेट हैं और चयनित डेटा प्रकार पर निर्भर करते हैं।

फ़ील्ड गुण:

· फ़ील्ड आकार फ़ील्ड में संग्रहीत डेटा का अधिकतम आकार निर्दिष्ट करता है;

· फ़ील्ड प्रारूप स्क्रीन पर डेटा प्रदर्शित करने या मुद्रण के लिए प्रारूप निर्दिष्ट करता है;

· दशमलव स्थानों की संख्या संख्यात्मक और मौद्रिक डेटा प्रकारों के लिए दशमलव स्थानों की संख्या निर्दिष्ट करती है;

· फ़ील्ड हस्ताक्षर उस पाठ को निर्दिष्ट करता है जो तालिकाओं, प्रपत्रों और रिपोर्टों के शीर्षलेख में प्रदर्शित होता है;

· किसी मूल्य पर एक शर्त इनपुट मूल्यों पर प्रतिबंध निर्धारित करती है और इनपुट नियंत्रण की अनुमति देती है;

· त्रुटि संदेश मान शर्त का उल्लंघन होने पर स्क्रीन पर प्रदर्शित संदेश के पाठ को निर्दिष्ट करता है।

प्राथमिक कुंजी की परिभाषा.तालिकाओं के बीच संबंध बनाने के लिए, आपको प्रत्येक तालिका के लिए एक प्राथमिक कुंजी परिभाषित करनी होगी। ऐसा करने के लिए, कुंजी बनाने वाले फ़ील्ड का चयन करें और "कुंजी फ़ील्ड" बटन पर क्लिक करें। कुंजी फ़ील्ड के लिए स्वचालित रूप से एक इंडेक्स बनाया जाता है, जो हमेशा अद्वितीय होता है और रिकॉर्ड में खाली फ़ील्ड की अनुमति नहीं देता है।

तालिका संरचना को परिभाषित करने के बाद, इसे एक खाली नाम से सहेजा जाना चाहिए। टेबल को सेव करने के बाद यह हो गया उपलब्ध मोडतालिका, आपको तालिका बनाने के दूसरे चरण पर जाने की अनुमति देती है - रिकॉर्ड बनाना "तालिका दृश्य" बटन पर क्लिक करके किया जाता है।

किसी तालिका में डेटा दर्ज करना.

तालिका में सीधे डेटा प्रविष्टि तालिका मोड में की जाती है। डेटाबेस विंडो से इस मोड पर स्विच करने के लिए, एक तालिका चुनें और बटन पर क्लिक करें खुला।आप खुलने वाली तालिका में नए रिकॉर्ड दर्ज कर सकते हैं, फ़ील्ड को मानों से भर सकते हैं।

उन तालिकाओं को भरते समय जिनके बीच संबंधों में अखंडता पैरामीटर परिभाषित नहीं हैं, दर्ज की गई जानकारी की शुद्धता सुनिश्चित करना उपयोगकर्ता पर निर्भर है। एकल-बहुमूल्यवान तालिका संबंधों और अधीनस्थ तालिकाओं में रिकॉर्ड दर्ज करने के मामले में, मुख्य तालिका में प्रमुख फ़ील्ड के दर्ज मूल्यों के साथ रिकॉर्ड की उपस्थिति की निगरानी करना आवश्यक है। मुख्य तालिका के रिकॉर्ड में मुख्य फ़ील्ड को बदलते (हटाते) समय, अधीनस्थ तालिका में उनसे जुड़े रिकॉर्ड को बदलना (हटाना) आवश्यक है।

जब आप किसी फ़ील्ड में किसी सेल में कोई मान दर्ज करते हैं और किसी अन्य सेल में जाने का प्रयास करते हैं, तो एक्सेस जांच करता है कि आपके द्वारा दर्ज किया गया डेटा उस फ़ील्ड के लिए मान्य है या नहीं। यदि आप कोई ऐसा मान दर्ज करते हैं जो फ़ील्ड के डेटा प्रकार से मेल नहीं खाता है, तो एक्सेस उसे सही डेटा प्रकार में बदलने का प्रयास करता है।

एक्सेस में डेटा स्कीमा.

डेटा स्कीमा बनाने से आप मल्टी-टेबल फॉर्म, क्वेरीज़, रिपोर्ट के डिज़ाइन को सरल बना सकते हैं, और यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि तालिकाओं को समायोजित करते समय परस्पर संबंधित डेटा की अखंडता बनाए रखी जाती है।

डेटा आरेख स्पष्ट रूप से तालिकाओं और उनके बीच संबंधों को प्रदर्शित करता है, और डेटा प्रोसेसिंग और डेटाबेस की अखंडता में संबंधों के उपयोग को भी सुनिश्चित करता है।

तालिका संबंध . डेटा स्कीमा डेटाबेस की संरचना निर्दिष्ट करती है। यह तालिकाओं के बीच संबंधों को परिभाषित और याद रखता है। डेटा स्कीमा डेटाबेस की एक ग्राफिकल छवि है। डेटाबेस डेटा स्कीमा को ग्राफिक रूप से अपनी विंडो में प्रदर्शित किया जाता है, जहां तालिकाओं को फ़ील्ड की सूचियों द्वारा दर्शाया जाता है, और कनेक्शन को विभिन्न तालिकाओं के फ़ील्ड के बीच लाइनों द्वारा दर्शाया जाता है। डेटा स्कीमा उन तालिकाओं के साथ काम करने पर केंद्रित है जो सामान्यीकरण आवश्यकताओं को पूरा करती हैं, जिनके बीच 1:M और 1:1 संबंध स्थापित होते हैं, जो डेटाबेस की अखंडता सुनिश्चित करते हैं। इसलिए, डेटा आरेख सूचना-तार्किक मॉडल के अनुसार बनाया गया है।

एक सर्किट का निर्माण करते समय एक्सेस्स डेटाचयनित कनेक्शन फ़ील्ड के आधार पर तालिकाओं के बीच संबंध का प्रकार स्वचालित रूप से निर्धारित करता है। यदि आप जिस फ़ील्ड से संबंधित होना चाहते हैं वह मुख्य तालिका और उप तालिका दोनों में एक अद्वितीय कुंजी है, तो एक्सेस एक-से-एक संबंध स्थापित करता है। यदि कोई रिलेशनशिप फ़ील्ड मुख्य तालिका में एक अद्वितीय कुंजी है, लेकिन चाइल्ड टेबल में एक नॉनकी या समग्र कुंजी है, तो एक्सेस मुख्य टेबल से चाइल्ड टेबल तक एक-से-अनेक संबंध स्थापित करता है।

कनेक्शन - एसोसिएशन.जब आप मुख्य तालिका में संबंध फ़ील्ड के रूप में एक नॉनकी फ़ील्ड का चयन करते हैं, तो एक्सेस रिपोर्ट करता है कि संबंध प्रकार निर्धारित नहीं किया जा सकता है। इस मामले में, तालिकाओं के बीच केवल एक कनेक्शन - एक संघ - स्थापित किया जा सकता है। संबंध - एक जुड़ाव दो तालिकाओं के रिकॉर्ड को जोड़ता है जिनका संबंध क्षेत्र में समान मान होता है। इसके अलावा, एक तालिका से प्रत्येक रिकॉर्ड को दूसरी तालिका से प्रत्येक रिकॉर्ड के साथ विलय कर दिया जाता है, बशर्ते कि कनेक्शन फ़ील्ड में मान समान हों। रिकॉर्ड्स को मर्ज करने का परिणाम, जो तीन तरीकों में से किसी एक को चुनकर निर्धारित किया जाता है, हो सकता है:

केवल उन्हीं रिकॉर्ड्स को मर्ज करना जिनमें दोनों तालिकाओं के संबंधित फ़ील्ड मेल खाते हों;

उन रिकॉर्ड्स को मर्ज करना जिनमें दोनों तालिकाओं के संबंधित फ़ील्ड समान हैं, साथ ही पहली तालिका से सभी रिकॉर्ड (जिनके लिए दूसरी में कोई संबंधित नहीं हैं) को दूसरी तालिका में एक खाली रिकॉर्ड के साथ मर्ज करना;

उन रिकॉर्ड्स को मर्ज करना जिनमें दोनों तालिकाओं के संबंधित फ़ील्ड समान हैं, साथ ही दूसरी तालिका के सभी रिकॉर्ड्स को मर्ज करना जिनमें पहली तालिका में संबंधित फ़ील्ड नहीं हैं, पहली तालिका में एक खाली रिकॉर्ड के साथ।

डेटा स्कीमा बनाना डेटाबेस विंडो में कमांड निष्पादित करके शुरू होता है सेवा/डेटा स्कीमाया संबंधित बटन दबाएँ। फिर आप अपने डेटा स्कीमा में शामिल करने के लिए तालिकाओं का चयन कर सकते हैं और उनके बीच संबंधों को परिभाषित करना शुरू कर सकते हैं। डेटा स्कीमा में तालिकाओं की एक जोड़ी के बीच संबंध स्थापित करने के लिए, आपको मुख्य तालिका में एक अद्वितीय कुंजी फ़ील्ड का चयन करना होगा जिसके माध्यम से कनेक्शन स्थापित किया गया है, और माउस कर्सर को अधीनस्थ तालिका के संबंधित फ़ील्ड में खींचें।

एक्सेस में टेबल बनाने के तरीके

आज कक्षा में हम एमएस एक्सेस डेटाबेस में टेबल बनाने के तरीकों पर गौर करेंगे, सीखेंगे कि विज़ार्ड मोड में टेबल कैसे बनाएं और मान दर्ज करके, इनके फायदे और नुकसान का विश्लेषण करेंगे। एक्सेस में टेबल बनाने के तरीके.

एक रिलेशनल डेटाबेस में, सभी डेटा को एक तालिका में संग्रहीत किया जाना चाहिए। इसलिए, डेटाबेस के साथ काम करते समय सबसे महत्वपूर्ण बात टेबल बनाने की क्षमता है। आइए देखें कि आप एमएस एक्सेस में टेबल कैसे बना सकते हैं।

एम.एस. में पहुँचवहाँ तीन हैं टेबल बनाने का तरीका:

1) डिज़ाइन मोड में;

2) मास्टर मोड में;

3) और डेटा दर्ज करके।

और किसी भी विधि का उपयोग करने से पहले, आपको तालिका की संरचना निर्धारित करने की आवश्यकता है, अर्थात। निर्धारित करें कि हमारी तालिका में कौन से फ़ील्ड (कॉलम) शामिल किए जाएंगे। आइए इससे शुरुआत करें, और फिर सभी तरीकों पर विचार करें और सर्वोत्तम तरीका खोजें!

आइए अपने डेटाबेस में विभिन्न विषयों में अपने समूह के छात्रों के ग्रेड के साथ एक तालिका बनाएं। मान लीजिए कि हमारी तालिका में कॉलम शामिल हैं: अंतिम नाम, पहला नाम, गणित, कंप्यूटर विज्ञान, भौतिकी, आदि।

यहाँ भविष्य तालिका की संरचना है:

सामान्य तौर पर, बहुत कुछ बदला जा सकता है, लेकिन क्यों? आख़िरकार, आप कुछ भी दोबारा किए बिना मैन्युअल रूप से एक तालिका संरचना बना सकते हैं! हम थोड़ी देर बाद डिज़ाइन मोड में मैन्युअल रूप से तालिका बनाने का तरीका देखेंगे, लेकिन अब डेटा दर्ज करके तालिका बनाने पर नज़र डालते हैं। इसलिए,

• तालिका ऑब्जेक्ट को फिर से चुनें;
• डेटा दर्ज करके एक तालिका बनाएं चुनें.

10 फ़ील्ड वाली एक तालिका खुलती है, जिनके नाम फ़ील्ड1, फ़ील्ड2 आदि हैं। यह तालिका पहले से ही डेटा प्रविष्टि के लिए बनाई गई है। आइए कुछ पंक्तियाँ (रिकॉर्ड) दर्ज करें और इस पद्धति के फायदे और नुकसान देखें।

इस विधि के नुकसान:

• केवल दस फ़ील्ड (कॉलम) ही क्यों, और यदि अधिक फ़ील्ड की आवश्यकता है, तो मैं उन्हें कैसे जोड़ सकता हूँ?
• फ़ील्ड नाम फ़ील्ड1, फ़ील्ड2, आदि क्यों हैं? भविष्य की तालिका के कॉलमों के नाम कैसे बदलें?
• टेबल का नाम कैसे बदलें?

सामान्य तौर पर, जैसा कि आप देख सकते हैं, यह विधि भी बहुत अच्छी नहीं है, और इसका विश्लेषण करने के बाद, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचते हैं कि मैन्युअल रूप से डिज़ाइन मोड में तालिका बनाना बेहतर है।

हम अगले पाठ में डिज़ाइन मोड में तालिका बनाने का तरीका देखेंगे।

यदि आप अभी भी नहीं समझ पाए हैं कि कंस्ट्रक्टर क्यों है, तो मैं पहले लेख को दोबारा पढ़ने और टिप्पणियों में प्रश्न पूछने की सलाह देता हूं।

व्यावहारिक कार्य:

1. अपने स्वयं के संस्करण से एक तालिका संरचना विकसित करें।
2. विज़ार्ड मोड में एक तालिका बनाएं: एक उपयुक्त तालिका का चयन करें, तालिका में नए फ़ील्ड जोड़ें, तालिका को सहेजें। तालिका बनाने की इस पद्धति के फायदे और नुकसान का विश्लेषण करें।
3. मान दर्ज करके एक तालिका बनाएं, तालिका सहेजें। एमएस एक्सेस टेबल बनाने की इस पद्धति के फायदे और नुकसान का विश्लेषण करें।

एक टेबल बनाना

एक साधारण डेटाबेस, जैसे संपर्क सूची, में केवल एक तालिका हो सकती है। हालाँकि, कई डेटाबेस एकाधिक तालिकाओं का उपयोग करते हैं। जब आप एक डेटाबेस बनाते हैं, तो आपके कंप्यूटर पर एक फ़ाइल बनाई जाती है जिसका उपयोग तालिकाओं सहित उसके सभी ऑब्जेक्ट के लिए एक कंटेनर के रूप में किया जाता है।

तालिका बनाने के कई तरीके हैं: आप एक नया डेटाबेस बना सकते हैं, मौजूदा डेटाबेस में एक तालिका सम्मिलित कर सकते हैं, या किसी अन्य डेटा स्रोत जैसे कार्यपुस्तिका से एक तालिका आयात कर सकते हैं माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसएक्सेल माइक्रोसॉफ्ट दस्तावेज़ कार्यालय शब्द, पाठ फ़ाइलया कोई अन्य डेटाबेस, या तालिका को इस स्रोत से लिंक करें। जब आप एक नया डेटाबेस बनाते हैं, तो एक नई खाली तालिका स्वचालित रूप से उसमें सम्मिलित हो जाती है। फिर आप फ़ील्ड को परिभाषित करना शुरू करने के लिए इसमें डेटा दर्ज कर सकते हैं।

नये डेटाबेस में एक तालिका बनाना

क्लिक फ़ाइल > बनाएंऔर चुनें खाली डेस्कटॉप डेटाबेस.

क्षेत्र में फ़ाइलनये डेटाबेस के लिए फ़ाइल नाम दर्ज करें.

बटन को क्लिक करे बनाएं.

खुल जाएगा नया आधारडेटा, जिसमें "टेबल1" नामक एक नई तालिका बनाई जाएगी और तालिका दृश्य में खोली जाएगी।

मौजूदा डेटाबेस में एक तालिका बनाना

क्लिक फ़ाइल > खुलाऔर यदि डेटाबेस अनुभाग में सूचीबद्ध है तो उसका चयन करें नवीनतम. अन्यथा, डेटाबेस खोज विकल्पों में से एक का चयन करें।

डायलॉग बॉक्स में एक डेटाबेस फ़ाइल खोलनावह डेटाबेस ढूंढें जिसे आप खोलना चाहते हैं और बटन पर क्लिक करें खुला.

टैब पर निर्माणसमूह में टेबलबटन को क्लिक करे मेज़.

डेटाबेस में एक नई तालिका डाली जाएगी और डेटाशीट दृश्य में खुलेगी।

तालिका बनाने के लिए आयात या लिंक का उपयोग करना

तालिका बनाने के लिए, आप किसी अन्य फ़ाइल से डेटा आयात कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, एक एक्सेल वर्कशीट, एक SharePoint सूची, एक XML फ़ाइल, एक अन्य एक्सेस डेटाबेस, एक फ़ोल्डर माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोणआदि) या तालिका को इससे लिंक करें।

जब आप डेटा आयात करते हैं, तो इसकी एक प्रति वर्तमान डेटाबेस में एक नई तालिका में बनाई जाती है। स्रोत डेटा में बाद में किए गए परिवर्तन आयातित डेटा को प्रभावित नहीं करेंगे, और इसके विपरीत। स्रोत से कनेक्ट होने और डेटा आयात करने के बाद, आप स्रोत से कनेक्ट किए बिना आयातित डेटा का उपयोग कर सकते हैं। आप आयातित तालिका की संरचना में परिवर्तन कर सकते हैं.

जब डेटा बाइंडिंग होती है, तो वर्तमान डेटाबेस में एक लिंक की गई तालिका बनाई जाती है जो अन्यत्र संग्रहीत डेटा के लिए एक गतिशील कनेक्शन प्रदान करती है। किसी लिंक की गई तालिका में डेटा में परिवर्तन स्रोत में प्रतिबिंबित होते हैं, और स्रोत में परिवर्तन लिंक की गई तालिका में परिलक्षित होते हैं। लिंक की गई तालिका के साथ काम करने के लिए, आपको डेटा स्रोत से जुड़ा होना चाहिए। आप किसी लिंक की गई तालिका की संरचना नहीं बदल सकते.

टिप्पणी:आप डेटा में बदलाव नहीं कर सकते एक्सेल शीटएक लिंक की गई तालिका का उपयोग करना। वर्कअराउंड के रूप में, आप स्रोत डेटा को एक्सेस डेटाबेस में आयात कर सकते हैं और फिर एक्सेल से डेटाबेस के लिए एक लिंक बना सकते हैं।

बाहरी डेटा को आयात या लिंक करके एक तालिका बनाएं

SharePoint साइट का उपयोग करके एक तालिका बनाएं

डेटाबेस तालिका बनाने के लिए, आप या तो SharePoint सूची आयात कर सकते हैं या उसके लिए एक लिंक बना सकते हैं। वैकल्पिक रूप से, आप इसके आधार पर एक नई SharePoint सूची बना सकते हैं तैयार टेम्पलेट. एक्सेस में उपलब्ध टेम्प्लेट में संपर्क, कार्य, प्रश्न और ईवेंट शामिल हैं।

मेनू खोलें फ़ाइलऔर एक टीम का चयन करें खुला.

डायलॉग बॉक्स में एक डेटाबेस फ़ाइल खोलनाउस डेटाबेस का चयन करें जहां आप तालिका बनाना चाहते हैं और बटन पर क्लिक करें खुला.

टैब पर निर्माणसमूह में टेबलबटन को क्लिक करे शेयरपॉइंट सूचियाँ.

निम्न में से एक कार्य करें:

किसी टेम्पलेट से SharePoint सूची बनाएँ

1. किसी आइटम का चयन करें संपर्क, कार्य, प्रश्नया घटनाएँ.

   डायलॉग बॉक्स में एक नई सूची बनाई जा रही है

   नई सूची के लिए एक नाम निर्दिष्ट करेंऔर विवरण.

एक कस्टम सूची बनाएं

किसी आइटम का चयन करें एक और.

डायलॉग बॉक्स में एक नई सूची बनाई जा रही हैउस SharePoint साइट का URL दर्ज करें जहाँ आप सूची बनाना चाहते हैं।

फ़ील्ड में नई सूची के लिए एक नाम और विवरण दर्ज करें नई सूची के लिए एक नाम निर्दिष्ट करेंऔर विवरण.

लिंक की गई तालिका बनने के बाद उसे खोलने के लिए चेकबॉक्स का चयन करें निर्यात पूर्ण होने के बाद सूची खोलें(यह डिफ़ॉल्ट रूप से स्थापित है)।

मौजूदा सूची से डेटा आयात करना

आइटम चुनें.

डायलॉग बॉक्स में बाहरी डेटा SharePoint साइट का URL दर्ज करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप आयात करना चाहते हैं।

किसी आइटम का चयन करें वर्तमान डेटाबेस में स्रोत डेटा को एक नई तालिका में आयात करेंऔर बटन दबाएँ अगला.

उन सभी SharePoint सूचियों के चेक बॉक्स चुनें जिन्हें आप आयात करना चाहते हैं।

किसी सूची से लिंक करना

किसी आइटम का चयन करें मौजूदा SharePoint सूची.

डायलॉग बॉक्स में बाहरी डेटा - SharePoint साइटउस SharePoint साइट का URL दर्ज करें जिसमें वह सूची है जिसे आप लिंक करना चाहते हैं।

किसी आइटम का चयन करें डेटा स्रोत के साथ संचार करने के लिए एक लिंक की गई तालिका बनाएंऔर बटन दबाएँ अगला.

उन सभी SharePoint सूचियों के चेक बॉक्स का चयन करें जिनसे आप लिंक बनाना चाहते हैं।

वेब सेवा का उपयोग करके एक तालिका बनाएं

आप डेटाबेस में एक तालिका बना सकते हैं जो वेब सेवा इंटरफ़ेस वाली वेबसाइट पर डेटा से जुड़ा है। वेब सेवा तालिकाएँ केवल-पढ़ने के लिए हैं।

टैब पर बाहरी डेटासमूह में आयात और कनेक्शनबटन को क्लिक करे इसके अतिरिक्तऔर एक टीम का चयन करें डेटा सेवाएँ.

अगर आवश्यक कनेक्शनपहले से इंस्टॉल है, चरण 5 पर जाएँ। अन्यथा, अगले चरण पर जाएँ।

बटन को क्लिक करे एक नया कनेक्शन स्थापित करें.

चुनना आवश्यक फ़ाइलकनेक्शन करें और बटन दबाएँ ठीक है.

डायलॉग बॉक्स में एक वेब सेवा डेटा लिंक बनाएंवांछित कनेक्शन का विस्तार करें.

वह तालिका चुनें जिससे आप लिंक करना चाहते हैं. इसके फ़ील्ड डायलॉग बॉक्स के दाईं ओर दिखाई देंगे।

आप फ़ील्ड में संबंधित तालिका का नाम दर्ज कर सकते हैं एक लिंक नाम प्रदान करें. एक्सेस इस लिंक किए गए तालिका नाम को नेविगेशन फलक में प्रदर्शित करेगा।

बटन को क्लिक करे ठीक है. एक संबंधित तालिका बनाई जाएगी.

तालिका गुण सेट करना

फ़ील्ड गुण सेट करने के अलावा, आप ऐसे गुण सेट कर सकते हैं जो संपूर्ण तालिका या सभी रिकॉर्ड पर लागू होते हैं।

एक टेबल सहेजा जा रहा है

किसी तालिका को बनाने या संशोधित करने के बाद, आपको उसकी संरचना को सुरक्षित रखना चाहिए। पहली बार जब आप कोई तालिका सहेजते हैं, तो आपको उसे एक नाम देना होगा जो उसमें मौजूद डेटा का वर्णन करता हो। आप रिक्त स्थान सहित अधिकतम 64 वर्णों (अक्षर या संख्या) का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप तालिका को "ग्राहक", "भागों की सूची" या "उत्पाद" नाम दे सकते हैं।

तालिकाओं का नामकरण करते समय एक्सेस आपको लचीलापन देता है, लेकिन कुछ सीमाएँ हैं। नाम 64 अक्षरों तक लंबा हो सकता है और इसमें अवधि (.), विस्मयादिबोधक बिंदु (!), वर्ग कोष्ठक (), अग्रणी स्थान, अग्रणी समान चिह्न (=) को छोड़कर अक्षरों, संख्याओं, रिक्त स्थान और विशेष वर्णों का कोई भी संयोजन शामिल हो सकता है। , या गैर-मुद्रण वर्ण जैसे कि कैरिज रिटर्न। इसके अतिरिक्त, नाम में निम्नलिखित अक्षर नहीं होने चाहिए: ` / \ : ; * ? " "< > | # { } % ~ &.

सलाह:इस बात पर सहमत हों कि आप डेटाबेस में ऑब्जेक्ट का नाम कैसे रखेंगे और इन नियमों का पालन करें।

यदि आप पहली बार तालिका सहेज रहे हैं, तो उसका नाम दर्ज करें और क्लिक करें ठीक है.

प्राथमिक कुंजी सेट करना

आपको किसी तालिका के लिए प्राथमिक कुंजी सेट करनी चाहिए, जब तक कि आपके पास ऐसा न करने का कोई अच्छा कारण न हो। एक्सेस स्वचालित रूप से प्राथमिक कुंजी पर एक इंडेक्स बनाता है, जो डेटाबेस प्रदर्शन में सुधार करता है। इसके अलावा, एक्सेस यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड का प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड में एक मान हो, और वह मान हमेशा अद्वितीय हो। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है क्योंकि अन्यथा आप विश्वसनीय रूप से एक स्ट्रिंग को दूसरे से अलग नहीं कर सकते।

जब आप डेटाशीट दृश्य में एक तालिका बनाते हैं, तो एक्सेस स्वचालित रूप से आईडी नामक एक प्राथमिक कुंजी बनाता है और इसे काउंटर का डेटा प्रकार निर्दिष्ट करता है।

आप डिज़ाइनर में प्राथमिक कुंजी को बदल सकते हैं या हटा सकते हैं, या किसी तालिका के लिए प्राथमिक कुंजी सेट कर सकते हैं जिसमें पहले से कोई प्राथमिक कुंजी नहीं है।

प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग किए जाने वाले फ़ील्ड को परिभाषित करना

कभी-कभी प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग किया जा सकने वाला डेटा पहले से मौजूद होता है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के पास पहले से ही पहचान संख्या हो सकती है। यदि आप कर्मचारी डेटा को ट्रैक करने के लिए एक तालिका बना रहे हैं, तो आप प्राथमिक कुंजी के रूप में उनकी आईडी का उपयोग कर सकते हैं। कभी-कभी कर्मचारी आईडी केवल विभाग कोड के संयोजन में अद्वितीय होती हैं; इस स्थिति में, आपको प्राथमिक कुंजी के रूप में इन फ़ील्ड के संयोजन का उपयोग करना होगा। प्राथमिक कुंजी में निम्नलिखित विशेषताएं होनी चाहिए:

किसी दिए गए फ़ील्ड का मान या फ़ील्ड का संयोजन प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए अद्वितीय होना चाहिए।

फ़ील्ड या फ़ील्ड का संयोजन खाली नहीं होना चाहिए (उनका हमेशा एक मान होना चाहिए)।

मान नहीं बदलने चाहिए.

यदि प्राथमिक कुंजी की भूमिका के लिए उपयुक्त कोई डेटा नहीं है, तो आप इस उद्देश्य के लिए एक नया फ़ील्ड बना सकते हैं। प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग करने के लिए फ़ील्ड बनाते समय, फ़ील्ड प्रकार को काउंटर के रूप में चुनें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह ऊपर सूचीबद्ध तीन विशेषताओं को पूरा करता है।

प्राथमिक कुंजी सेट करना या बदलना

प्राथमिक कुंजी हटाना

यदि आप प्राथमिक कुंजी के बिना एक नई तालिका को सहेजने का प्रयास करते हैं, तो एक्सेस आपको इसके लिए एक फ़ील्ड बनाने के लिए संकेत देगा। यदि आप बटन दबाते हैं हाँ, एक्सेस एक काउंटर डेटा प्रकार के साथ एक आईडी फ़ील्ड बनाएगा जो प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय मान संग्रहीत करता है। यदि तालिका में पहले से ही काउंटर प्रकार का फ़ील्ड है, तो इसे प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग किया जाएगा। यदि आप बटन दबाते हैं नहीं, एक्सेस नया फ़ील्ड नहीं जोड़ेगा और प्राथमिक कुंजी सेट नहीं करेगा।

फ़ील्ड जोड़ना

मौजूदा एक्सेस तालिका के लिए डेटा का एक नया टुकड़ा सहेजने के लिए, इसमें एक फ़ील्ड जोड़ने की अनुशंसा की जाती है। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक तालिका है जिसमें अंतिम नाम, प्रथम नाम, पता वाले फ़ील्ड हैं ईमेल, प्रत्येक ग्राहक का टेलीफोन नंबर और डाक पता। यदि आप प्रत्येक ग्राहक के लिए संचार की पसंदीदा विधि को ट्रैक करना शुरू करना चाहते हैं, तो इस डेटा को संग्रहीत करने के लिए एक फ़ील्ड जोड़ा जाता है।

ट्रैक किए जाने वाले सभी डेटा तत्व अलग-अलग फ़ील्ड में संग्रहीत किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, संपर्क तालिका में आप "प्रथम नाम", "अंतिम नाम", "टेलीफोन" और "पता" फ़ील्ड बना सकते हैं, और उत्पाद तालिका में आप "उत्पाद नाम", "उत्पाद कोड" फ़ील्ड बना सकते हैं। "कीमत"।

प्रत्येक फ़ील्ड में कुछ बुनियादी विशेषताएं होती हैं, जैसे कि एक नाम जो तालिका के भीतर इसे विशिष्ट रूप से पहचानता है, एक डेटा प्रकार जो डेटा की प्रकृति, संचालन जो डेटा पर किया जा सकता है, और प्रत्येक मान के लिए आवंटित स्थान की मात्रा को इंगित करता है।

फ़ील्ड बनाने से पहले, अपने डेटा को छोटे-छोटे उपयोगी तत्वों में तोड़ दें। तब आपके लिए डेटा को अलग करने की तुलना में उसे संयोजित करना अधिक आसान होगा। उदाहरण के लिए, "पूरा नाम" फ़ील्ड के बजाय, अलग-अलग "प्रथम नाम" और "अंतिम नाम" फ़ील्ड बनाना बेहतर है। इससे आपके लिए पहले नाम, अंतिम नाम या दोनों के संयोजन के आधार पर डेटा खोजना और क्रमबद्ध करना आसान हो जाएगा। यदि आप कोई रिपोर्ट बनाने, सॉर्ट करने, खोजने या किसी डेटा आइटम पर गणना करने जा रहे हैं, तो इसे एक अलग फ़ील्ड बनाएं।

आप किसी फ़ील्ड के लिए गुण सेट कर सकते हैं जो उसका स्वरूप और व्यवहार निर्धारित करते हैं। उदाहरण के लिए, संपत्ति प्रारूपकिसी तालिका या प्रपत्र में डेटा के प्रदर्शन को निर्दिष्ट करता है जिसमें एक फ़ील्ड शामिल होता है।

डेटा दर्ज करके एक फ़ील्ड जोड़ें

जब आप कोई नई तालिका बनाते हैं या डेटाशीट दृश्य में मौजूदा तालिका खोलते हैं तो तालिका में फ़ील्ड जोड़ने के लिए, तालिका कॉलम में डेटा दर्ज करें एक फ़ील्ड जोड़ें(1) . दर्ज किए गए मान के आधार पर, फ़ील्ड के लिए डेटा प्रकार स्वचालित रूप से असाइन किया जाता है। यदि आपके द्वारा दर्ज किए गए मान में कोई विशिष्ट डेटा प्रकार नहीं है, तो एक्सेस टेक्स्ट प्रकार का चयन करता है, लेकिन यदि आवश्यक हो तो आप इसे बदल सकते हैं।

किसी कॉलम में डेटा दर्ज करना एक फ़ील्ड जोड़ें:

डेटाशीट दृश्य में तालिका बनाने या खोलने के लिए, नेविगेशन फलक में, अपनी इच्छित तालिका पर राइट-क्लिक करें और फिर टेबल मोड.

कॉलम में बनाई जाने वाली फ़ील्ड का नाम दर्ज करें एक फ़ील्ड जोड़ें.

फ़ील्ड की पहचान करने में सहायता के लिए एक वर्णनात्मक नाम का उपयोग करें।

नई फ़ील्ड में जानकारी दर्ज करें.

टेम्पलेट का उपयोग करके फ़ील्ड जोड़ें

कभी-कभी किसी फ़ील्ड को मैन्युअल रूप से बनाने की तुलना में तैयार सूची से चुनना आसान होता है। टेम्प्लेट की सूची से किसी फ़ील्ड का चयन करने के लिए, सूची का उपयोग करें अन्य क्षेत्र. फ़ील्ड टेम्प्लेट विशेषताओं और गुणों का एक निर्दिष्ट सेट है जो इसका वर्णन करता है। फ़ील्ड टेम्पलेट परिभाषा में फ़ील्ड नाम, डेटा प्रकार, संपत्ति मूल्य शामिल है प्रारूपऔर कई अन्य संपत्तियाँ।

फ़ील्ड गुण सेट करना

आप किसी फ़ील्ड के लिए गुण सेट कर सकते हैं जो उसका स्वरूप और व्यवहार निर्धारित करते हैं।

उदाहरण के लिए, फ़ील्ड गुणों का उपयोग करके आप यह कर सकते हैं:

किसी फ़ील्ड में डेटा का प्रकार बदलें;

गलत डेटा को फ़ील्ड में दर्ज होने से रोकें;

फ़ील्ड को डिफ़ॉल्ट मान पर सेट करें;

फ़ील्ड के आधार पर खोज और क्रमबद्धता तेज़ करें।

कुछ फ़ील्ड गुणों को डेटाशीट दृश्य में सेट किया जा सकता है, लेकिन आपको सभी गुणों तक पहुंचने और सेट करने के लिए डिज़ाइनर का उपयोग करना होगा।

जिन गुणों को कॉन्फ़िगर किया जा सकता है वे फ़ील्ड के डेटा प्रकार पर निर्भर करते हैं।

डेटाशीट दृश्य में फ़ील्ड गुण सेट करना

टेबल मोड में आप किसी फ़ील्ड का नाम बदल सकते हैं, उसका प्रकार, गुण बदल सकते हैं प्रारूपऔर कुछ अन्य संपत्तियाँ।

नेविगेशन फलक में, उस तालिका पर राइट-क्लिक करें जिसे आप खोलना चाहते हैं।

में संदर्भ मेनूआइटम चुनें टेबल मोड.

किसी फ़ील्ड का नाम बदलना

जब आप डेटाशीट दृश्य में डेटा दर्ज करके कोई फ़ील्ड जोड़ते हैं, तो एक्सेस स्वचालित रूप से इसे एक सामान्य नाम देता है। पहले नए फ़ील्ड का नाम "फ़ील्ड1" है, दूसरे का नाम "फ़ील्ड2" आदि है। डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ील्ड का नाम उसके लेबल के रूप में उपयोग किया जाता है जहाँ भी फ़ील्ड प्रदर्शित होती है (उदाहरण के लिए, तालिका कॉलम हेडर में)। यदि आप फ़ील्ड को वर्णनात्मक नाम देते हैं, तो आप रिकॉर्ड को अधिक आसानी से देख और संपादित कर सकते हैं।

जिस फ़ील्ड का आप नाम बदलना चाहते हैं उसके शीर्षक पर राइट-क्लिक करें (उदाहरण के लिए, "फ़ील्ड1")।

संदर्भ मेनू में, चुनें फ़ील्ड का नाम बदलें.

1. फ़ील्ड हेडर में एक नया नाम दर्ज करें.

फ़ील्ड का डेटा प्रकार बदलना

जब आप डेटाशीट दृश्य में डेटा दर्ज करके एक फ़ील्ड बनाते हैं, तो एक्सेस फ़ील्ड के लिए उपयुक्त डेटा प्रकार निर्धारित करने के लिए डेटा का विश्लेषण करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप मान दर्ज करते हैं 01.01.2017 , एक्सेस इसे दिनांक के रूप में पहचानेगा और फ़ील्ड को डेटाटाइम प्रकार निर्दिष्ट करेगा। यदि एक्सेस स्पष्ट रूप से डेटा प्रकार निर्धारित नहीं कर सकता है, तो फ़ील्ड को डिफ़ॉल्ट रूप से टेक्स्ट प्रकार निर्दिष्ट किया जाता है। (यदि एक्सेस 2016 का उपयोग कर रहे हैं तो संक्षिप्त पाठ)।

फ़ील्ड का डेटा प्रकार यह निर्धारित करता है कि आप इसके लिए कौन से अन्य गुण सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, संपत्ति केवल जोड़ेंकेवल हाइपरलिंक या मेमो फ़ील्ड (या एक्सेस 2016 में लंबे टेक्स्ट) के डेटा प्रकार वाले फ़ील्ड के लिए सेट किया जा सकता है।

ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब आपको किसी फ़ील्ड के डेटा प्रकार को मैन्युअल रूप से बदलने की आवश्यकता होती है। कल्पना कीजिए कि आपको तारीखों से मिलते-जुलते कमरे नंबर दर्ज करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, 10/2017)। यदि आप कोई मान दर्ज करते हैं 10.2017 तालिका दृश्य, फ़ंक्शन में एक नए फ़ील्ड में स्वचालित पहचानडेटा प्रकार फ़ील्ड के लिए दिनांक और समय डेटा प्रकार का चयन करेगा। क्योंकि कमरे के नंबर लेबल हैं, तारीखें नहीं, इसलिए उनका डेटा प्रकार टेक्स्ट पर सेट होना चाहिए। किसी फ़ील्ड का डेटा प्रकार बदलने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

चेतावनी:ये पैरामीटर उन फ़ील्ड के लिए भी बदले जा सकते हैं जो पहले बनाए गए थे। हालाँकि, यदि फ़ील्ड में पहले से ही डेटा है, तो कुछ क्रियाएं उपलब्ध नहीं हो सकती हैं या डेटा भ्रष्टाचार का कारण बन सकती हैं।

अन्य फ़ील्ड गुण सेट करना

टिप्पणी:सभी डेटा प्रकारों के लिए सभी प्रारूप उपलब्ध नहीं हैं। पहले डेटा प्रकार सेट करें और फिर यदि आवश्यक हो तो प्रारूप को अनुकूलित करें।

एक क्षेत्र को स्थानांतरित करना

किसी फ़ील्ड को स्थानांतरित करने के लिए, उसे खींचें सही जगह. स्थानांतरित करने के लिए एकाधिक आसन्न फ़ील्ड का चयन करने के लिए, पहले फ़ील्ड पर क्लिक करें, और SHIFT कुंजी दबाए रखते हुए, अंतिम फ़ील्ड पर क्लिक करें। फिर आप फ़ील्ड के चयनित समूह को एक नए स्थान पर खींच सकते हैं।

जब आप किसी फ़ील्ड को खींचते हैं, तो तालिका में उसकी स्थिति बदल जाती है, लेकिन कंस्ट्रक्टर में फ़ील्ड का क्रम नहीं बदलता है। पर सॉफ़्टवेयर पहुंचमूल आदेश फ़ील्ड पर लागू किया जाता है. उदाहरण के लिए, यदि आप किसी फ़ील्ड को डेटाशीट दृश्य में एक नई स्थिति में खींचते हैं, और फिर उस तालिका से एक फॉर्म बनाने के लिए फॉर्म बटन का उपयोग करते हैं, तो फ़ील्ड अपनी मूल स्थिति में स्थित हो जाएगी।

में आधुनिक दुनियाहमें ऐसे टूल की आवश्यकता है जो हमें बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने, व्यवस्थित करने और संसाधित करने की अनुमति दे, जिसके साथ एक्सेल या वर्ड में काम करना मुश्किल है।

ऐसे रिपॉजिटरी का उपयोग सूचना वेबसाइट, ऑनलाइन स्टोर और अकाउंटिंग ऐड-ऑन विकसित करने के लिए किया जाता है। इस दृष्टिकोण को लागू करने वाले मुख्य उपकरण MS SQL और MySQL हैं।

Microsoft Office का उत्पाद कार्यक्षमता की दृष्टि से एक सरलीकृत संस्करण है और अनुभवहीन उपयोगकर्ताओं के लिए अधिक समझने योग्य है। आइए Access 2007 में डेटाबेस बनाने पर चरण-दर-चरण नज़र डालें।

एमएस एक्सेस का विवरण

Microsoft Access 2007 एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (DBMS) है जो पूर्ण रूप से कार्यान्वित होती है जीयूआईउपयोगकर्ता, इकाइयां बनाने का सिद्धांत और उनके बीच संबंध, साथ ही संरचनात्मक क्वेरी भाषा एसक्यूएल। इस DBMS का एकमात्र नुकसान औद्योगिक पैमाने पर काम करने में असमर्थता है। इसे भारी मात्रा में डेटा संग्रहीत करने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया है। इसलिए, MS Access 2007 का उपयोग छोटी परियोजनाओं और व्यक्तिगत, गैर-व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है।

लेकिन डेटाबेस के चरण-दर-चरण निर्माण को दिखाने से पहले, आपको इससे परिचित होना होगा बुनियादी अवधारणाओंडेटाबेस सिद्धांत से.

बुनियादी अवधारणाओं की परिभाषाएँ

डेटाबेस बनाते और कॉन्फ़िगर करते समय उपयोग किए जाने वाले नियंत्रणों और वस्तुओं के बारे में बुनियादी ज्ञान के बिना, किसी विषय क्षेत्र की स्थापना के सिद्धांत और विशेषताओं को सफलतापूर्वक समझना असंभव है। अतः अब मैं सभी महत्वपूर्ण तत्वों का सार सरल भाषा में समझाने का प्रयास करूँगा। तो चलिए शुरू करते हैं:

1. विषय क्षेत्र डेटाबेस में निर्मित तालिकाओं का एक सेट है जो प्राथमिक और द्वितीयक कुंजियों का उपयोग करके आपस में जुड़ा होता है।
2. एक इकाई एक अलग डेटाबेस तालिका है।
3. विशेषता - तालिका में एक अलग कॉलम का शीर्षक।
4. टुपल एक स्ट्रिंग है जो सभी विशेषताओं का मान लेती है।
5. प्राथमिक कुंजी एक अद्वितीय मान (आईडी) है जो प्रत्येक टुपल को निर्दिष्ट किया जाता है।
6. तालिका "बी" की द्वितीयक कुंजी तालिका "ए" से एक अद्वितीय मान है जिसका उपयोग तालिका "बी" में किया जाता है।
7. SQL क्वेरी एक विशेष अभिव्यक्ति है जो डेटाबेस पर एक विशिष्ट क्रिया करती है: फ़ील्ड जोड़ना, संपादित करना, हटाना, चयन बनाना।

अब जब हमारे पास एक सामान्य विचार है कि हम किसके साथ काम करेंगे, तो हम डेटाबेस बनाना शुरू कर सकते हैं।

एक डेटाबेस बनाना

संपूर्ण सिद्धांत की स्पष्टता के लिए, हम एक प्रशिक्षण डेटाबेस "छात्र-परीक्षा" बनाएंगे, जिसमें 2 तालिकाएँ होंगी: "छात्र" और "परीक्षा"। मुख्य कुंजी "रिकॉर्ड संख्या" फ़ील्ड होगी, क्योंकि यह पैरामीटर प्रत्येक छात्र के लिए अद्वितीय है। शेष फ़ील्ड अधिक के लिए हैं पूरी जानकारीछात्रों के बारे में.

तो निम्न कार्य करें:

बस, अब जो कुछ बचा है वह है टेबल बनाना, भरना और लिंक करना। अगले बिंदु पर जारी रखें.

तालिकाएँ बनाना और आबाद करना

सफलतापूर्वक डेटाबेस बनाने के बाद, स्क्रीन पर एक खाली तालिका दिखाई देगी। इसकी संरचना बनाने और उसे भरने के लिए, निम्नलिखित कार्य करें:

सलाह! के लिए फ़ाइन ट्यूनिंगडेटा प्रारूप, रिबन पर "टेबल मोड" टैब पर जाएं और "फ़ॉर्मेटिंग और डेटा प्रकार" ब्लॉक पर ध्यान दें। वहां आप प्रदर्शित डेटा के प्रारूप को अनुकूलित कर सकते हैं।

डेटा स्कीमा बनाना और संपादित करना

इससे पहले कि आप दो संस्थाओं को लिंक करना शुरू करें, पिछले पैराग्राफ के अनुरूप, आपको "परीक्षा" तालिका बनाने और भरने की आवश्यकता है। इसमें निम्नलिखित विशेषताएं हैं: "रिकॉर्ड संख्या", "परीक्षा1", "परीक्षा2", "परीक्षा3"।

प्रश्नों को निष्पादित करने के लिए हमें अपनी तालिकाओं को लिंक करना होगा। दूसरे शब्दों में, यह एक प्रकार की निर्भरता है जिसे प्रमुख क्षेत्रों का उपयोग करके कार्यान्वित किया जाता है। ऐसा करने के लिए आपको चाहिए:

कंस्ट्रक्टर को संदर्भ के आधार पर स्वचालित रूप से संबंध बनाना चाहिए। यदि ऐसा नहीं होता है, तो:

क्वेरी निष्पादित करना

यदि हमें केवल मास्को में पढ़ने वाले छात्रों की आवश्यकता है तो हमें क्या करना चाहिए? हाँ, हमारे डेटाबेस में केवल 6 लोग हैं, लेकिन यदि उनमें से 6000 हों तो क्या होगा? अतिरिक्त टूल के बिना इसका पता लगाना कठिन होगा.

यह इस स्थिति में है कि SQL क्वेरी हमारी सहायता के लिए आती हैं, जो केवल आवश्यक जानकारी निकालने में मदद करती हैं।

अनुरोधों के प्रकार

SQL सिंटैक्स CRUD सिद्धांत को लागू करता है (अंग्रेजी में बनाएं, पढ़ें, अपडेट करें, हटाएं - "बनाएं, पढ़ें, अपडेट करें, हटाएं")। वे। प्रश्नों के साथ आप इन सभी कार्यों को कार्यान्वित कर सकते हैं।

सैंपलिंग के लिए

इस मामले में, "पढ़ें" सिद्धांत काम में आता है। उदाहरण के लिए, हमें खार्कोव में पढ़ने वाले सभी छात्रों को ढूंढना होगा। ऐसा करने के लिए आपको चाहिए:

यदि हम खार्कोव के उन छात्रों में रुचि रखते हैं जिनके पास 1000 से अधिक छात्रवृत्तियाँ हैं तो हमें क्या करना चाहिए? तब हमारी क्वेरी इस तरह दिखेगी:

छात्रों से चुनें * जहां पता = "खार्कोव" और छात्रवृत्ति > 1000;

और परिणामी तालिका इस तरह दिखेगी:

एक इकाई बनाने के लिए

बिल्ट-इन कंस्ट्रक्टर का उपयोग करके तालिका जोड़ने के अलावा, कभी-कभी आपको SQL क्वेरी का उपयोग करके इस ऑपरेशन को करने की आवश्यकता हो सकती है। ज्यादातर मामलों में, विश्वविद्यालय पाठ्यक्रम के हिस्से के रूप में प्रयोगशाला या पाठ्यक्रम कार्य करते समय यह आवश्यक है, क्योंकि वास्तविक जीवनइसकी कोई जरूरत नहीं है. जब तक, निश्चित रूप से, आप व्यावसायिक अनुप्रयोग विकास में संलग्न नहीं हैं। तो, एक अनुरोध बनाने के लिए आपको चाहिए:

1. "सृजन" टैब पर जाएँ.
2. "अन्य" ब्लॉक में "क्वेरी बिल्डर" बटन पर क्लिक करें।
3. नई विंडो में, SQL बटन पर क्लिक करें, फिर टेक्स्ट फ़ील्ड में कमांड दर्ज करें:

टेबल शिक्षक बनाएँ
(शिक्षक कोड INT प्राथमिक कुंजी,
अंतिम नाम CHAR(20),
नाम चार(15),
मध्य नाम CHAR (15),
लिंग CHAR (1),
जन्म तिथि दिनांक,
मुख्य_विषय CHAR(200));

जहां "तालिका बनाएं" का अर्थ है "शिक्षक" तालिका बनाना, और "CHAR", "DATE" और "INT" संबंधित मानों के लिए डेटा प्रकार हैं।

ध्यान! प्रत्येक अनुरोध के अंत में ";" होना चाहिए। इसके बिना, स्क्रिप्ट चलाने से त्रुटि होगी।

जोड़ने, हटाने, संपादित करने के लिए

यहां सब कुछ बहुत सरल है. एक अनुरोध फ़ील्ड फिर से बनाएं और निम्नलिखित कमांड दर्ज करें:

एक फॉर्म बनाना

तालिका में बड़ी संख्या में फ़ील्ड होने से डेटाबेस को भरना कठिन हो जाता है। आप गलती से कोई मान छोड़ सकते हैं, गलत मान दर्ज कर सकते हैं, या कोई भिन्न प्रकार दर्ज कर सकते हैं। इस स्थिति में, फॉर्म बचाव के लिए आते हैं, जिनकी मदद से आप संस्थाओं को जल्दी से भर सकते हैं, और गलती होने की संभावना कम हो जाती है। इसके लिए निम्नलिखित चरणों की आवश्यकता होगी:

हमने एमएस एक्सेस 2007 के सभी बुनियादी कार्यों को पहले ही कवर कर लिया है। एक आखिरी महत्वपूर्ण घटक बचा है - रिपोर्ट तैयार करना।

एक रिपोर्ट तैयार करना

रिपोर्ट एक विशेष एमएस एक्सेस फ़ंक्शन है जो आपको मुद्रण के लिए डेटाबेस से डेटा को प्रारूपित करने और तैयार करने की अनुमति देता है। इसका उपयोग मुख्य रूप से डिलीवरी नोट्स, अकाउंटिंग रिपोर्ट और अन्य कार्यालय दस्तावेज़ बनाने के लिए किया जाता है।

यदि आपने कभी ऐसे फ़ंक्शन का सामना नहीं किया है, तो अंतर्निहित "रिपोर्ट विज़ार्ड" का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित कार्य करें:

1. "निर्माण" टैब पर जाएँ.
2. "रिपोर्ट" ब्लॉक में "रिपोर्ट विज़ार्ड" बटन पर क्लिक करें।
   
   
3. रुचि की तालिका और वे फ़ील्ड चुनें जिन्हें आपको प्रिंट करना है।
   
   
4. आवश्यक समूहीकरण स्तर जोड़ें.
   
   
5. प्रत्येक फ़ील्ड के लिए सॉर्ट प्रकार का चयन करें।