I denne leksjonen skal vi se på hvordan lage en tabell i Access i designmodus lærer vi hva et felt er, hvordan du velger en felttype, hvordan du lagrer en tabell og legger inn data.
Du kan lage en tabell i Access på flere måter, for eksempel kan du legge inn data i tabellen (selv om nesten ingen gjør dette!!) eller bruke veiviseren for tabelloppretting.
Vi diskuterte fordeler og ulemper ved å bruke veiviseren for oppretting av tabeller i forrige leksjon: . Den beste og praktisk måte lage tabeller er en konstruktør.
For å lage tabeller i designmodus, i den åpne databasen, velg Tabeller-objektet og dobbeltklikk Opprett tabell i designmodus eller på Design-knappen.
Et vindu åpnes foran deg der du må lage en tabellstruktur. I dette vinduet må du skrive
- navnet på feltene, og feltene, som du husker, er kolonnene i tabellen;
- velg felttype (felttype velges fra rullegardinlisten)
- Det er ikke nødvendig å skrive en feltbeskrivelse.
I denne videoopplæringen tar vi en detaljert titt på hvordan lage en tabell i Access i designmodus, hvordan velge en felttype, hvordan lagre en tabellstruktur i Access:
Det er det, tabellstrukturen er opprettet, nå kan du legge inn data i tabellen. Det er to måter å legge inn data i tabellen på:
- bordmodus;
- form.
Vi skal se på hvordan vi jobber med skjemaet i neste leksjon, men i denne leksjonen skal vi ganske enkelt dobbeltklikke på tabellnavnet og fylle det med data.
Når du oppretter en tabell, er det svært viktig å vite ikke bare hvordan du oppretter et nøkkelfelt, men viktigst av alt, å velge riktig nøkkelfelt. Videoopplæringen vi studerte i klassen vil hjelpe oss med dette problemet:
Jeg håper virkelig at du nå ikke vil ha problemer med å lage tabeller i Access, og hvis du har spørsmål, skriv dem i kommentarfeltet, så ordner vi det. Takk for dine kommentarer og spørsmål.
Access DBMS er fokusert på å jobbe med objekter, som inkluderer databasetabeller, skjemaer, spørringer, rapporter, makroer og moduler.
Access konstruerer objekter som skjemaer, spørringer og rapporter interaktivt.
Mange Access 7.0-veivisere hjelper brukeren med å fullføre arbeidet uten å ty til design, utvikle skjemaer, spørringer, rapporter, analysere databasetabeller og til og med opprette en av de mange standarddatabasene.
Microsoft-pakken Access kan brukes til å søke og behandle alle typer data og til å utarbeide rapporteringsdokumenter. Det er et sammenhengende databasestyringssystem som lar deg gruppere data i forskjellige emner i tabeller og deretter opprette relasjoner mellom tabellene. Dette gjør det mulig å kombinere sammenhengende informasjon samtidig som man unngår unødvendig duplisering av data, noe som fører til å spare dataressurser og øke hastigheten og nøyaktigheten i informasjonsbehandlingen.
Tabeller– opprettet av brukeren av data for lagring i ett objekt av datamodellen for fagområdet.
Forespørsler nødvendig for å hente de nødvendige dataene fra en eller flere relaterte tabeller. Forespørselen kan genereres ved å bruke:
Søk etter mønster (QBE),
Query Structure Language (SQL).
Du kan også bruke spørringer til å oppdatere, slette eller legge til data i en tabell, eller opprette nye tabeller fra eksisterende.
Skjemaer er designet for å legge inn, vise og justere innbyrdes relaterte databasedata på skjermen i en praktisk form som kan svare til et dokument som er kjent for brukeren. Skjemaer kan også brukes til å lage dashboards i en brukers applikasjon.
Rapporter er ment å generere et utdatadokument beregnet for utskrift.
Makroer inneholde en beskrivelse av handlingene som må utføres som svar på en hendelse. Hver handling implementeres av en makro. En makro lar deg kombinere ulike databehandlingsoperasjoner i en applikasjon. Makroer automatiserer utførelsen av en bestemt databaseoperasjon uten programmering.
Moduler inneholde programmer i Visual Basic som kan utvikles av brukeren for å implementere ikke-standardiserte prosedyrer ved oppretting av applikasjoner.
Et nytt objekt er lagt til MS Access 2000 Datatilgangssider , beregnet for visning og arbeid via Internett eller intranett med data lagret i en Access-database eller MS SQL Server-database. Datatilgangssider er en spesiell type webside og kan også inkludere data fra andre kilder, for eksempel MS Excel.
Dialogboksen Access inneholder:
Tittellinje;
Menylinjen;
Verktøylinjer;
Statuslinje;
Arbeidsfelt.
Opprette en database. For å opprette en ny database, velg kommandoen fra menyen Fil/Ny. Velg deretter en fane General og aktiver "Database"-snarveien. I dialogboksen som åpnes må du angi navnet på databasen som skal opprettes. For å åpne en eksisterende database, velg kommandoen Fil/Åpne. Når databasen åpnes, vil et databasevindu vises på skjermen hvorfra du kan få tilgang til alle tabellene, spørringene, skjemaene, rapportene, makroene og modulene og datatilgangssidene den inneholder.
Arbeid med en database i Access begynner med å lage tabeller.
Oppretting av en databasetabell består av to trinn:
1) strukturen bestemmes: sammensetningen av feltene, deres navn, rekkefølgen av plassering i tabellen, datatype, størrelse, nøkkelfelt og andre egenskaper til feltene;
2) tabellposter opprettes og fylles med data.
For å lage en tabell, velg fanen i databasevinduet Tabeller og trykk på knappen Skape. Velg deretter tabellopprettingsmetoden: Tabell-, Design- eller Tabellveiviser-modus.
Konstruktørmodus.
For å definere et felt, angi feltnavn, datatype, beskrivelse (kort kommentar, samt generelle egenskaper).
Feltnavn. Hvert felt i tabellen må ha et unikt navn.
Datatype. Datatypen bestemmes av verdiene som forventes å bli lagt inn i feltet og operasjonene som vil bli utført på disse verdiene.
Access tillater følgende grunnleggende datatyper:
Tekst;
Memo (stor tekst);
Numerisk (spesifikke varianter av den numeriske typen og deres lengde er spesifisert i "Feltstørrelse"-egenskapen);
Monetære;
dato/klokkeslett;
Teller (brukes til å bestemme den unike systemnøkkelen til tabellen);
Logisk;
OLE-objektfelt.
Listen over felttyper hentes frem ved å klikke på listeknappen når du velger datatype for hvert felt.
Generelle feltegenskaper er angitt for hvert felt og avhenger av den valgte datatypen.
Feltegenskaper:
· Feltstørrelse angir maksimal størrelse på data som er lagret i feltet;
· Feltformat angir formatet for visning av data på skjermen eller utskrift;
· Antall desimaler angir antall desimaler for numeriske og monetære datatyper;
· Feltsignaturen spesifiserer teksten som vises i overskriften til tabeller, skjemaer og rapporter;
· En betingelse på en verdi setter begrensninger på inngangsverdier og tillater inngangskontroll;
· Feilmelding spesifiserer teksten til meldingen som vises på skjermen når verdibetingelsen brytes.
Definisjon av en primærnøkkel. For å opprette en relasjon mellom tabeller, må du definere en primærnøkkel for hver tabell. For å gjøre dette, velg feltene som utgjør nøkkelen og klikk på "Nøkkelfelt"-knappen. Det bygges automatisk en indeks for nøkkelfeltet, som alltid er unikt og ikke tillater tomme felt i poster.
Etter å ha definert strukturen til tabellen, må den lagres med et tomt navn. Etter å ha lagret bordet er det gjort tilgjengelig modus tabell, slik at du kan gå videre til den andre fasen av å lage en tabell - å lage poster bytter til tabellmodus ved å klikke på "Tabellvisning".
Legge inn data i en tabell.
Direkte datainntasting i tabellen utføres i tabellmodus. For å bytte til denne modusen fra databasevinduet, velg en tabell og klikk på knappen Åpne. Du kan legge inn nye poster i tabellen som åpnes, og fylle ut feltene med verdier.
Ved utfylling av tabeller hvor relasjonene mellom disse ikke har integritetsparametere definert, er det opp til brukeren å sikre riktigheten av den angitte informasjonen. I tilfelle av en-til-multiverdi-tabellrelasjoner og innføring av poster i underordnede tabeller, er det nødvendig å overvåke tilstedeværelsen av poster med de angitte verdiene til nøkkelfelt i hovedtabellen. Når du endrer (sletter) nøkkelfelt i postene til hovedtabellen, er det nødvendig å endre (slette) postene knyttet til dem i de underordnede tabellene.
Etter at du har skrevet inn en verdi i en celle i et felt og prøver å flytte til en annen celle, kontrollerer Access om dataene du skrev inn er gyldige for det feltet. Hvis du angir en verdi som ikke samsvarer med feltets datatype, prøver Access å konvertere den til riktig datatype.
Dataskjema i Access.
Ved å lage et dataskjema kan du forenkle utformingen av flertabellsskjemaer, spørringer, rapporter, og også sikre at integriteten til innbyrdes relaterte data opprettholdes når du justerer tabeller.
Datadiagrammet viser tydelig tabeller og relasjoner mellom dem, og sikrer også bruk av relasjoner i databehandling og databasens integritet.
Tabellforhold . Dataskjemaet spesifiserer strukturen til databasen. Den definerer og husker forhold mellom tabeller. Et dataskjema er et grafisk bilde av en database. Databasedataskjemaet vises grafisk i sitt eget vindu, der tabeller er representert av lister over felt, og forbindelser er representert med linjer mellom felt i forskjellige tabeller. Dataskjemaet er fokusert på å arbeide med tabeller som oppfyller normaliseringskravene, mellom hvilke 1:M og 1:1 relasjoner etableres, for å sikre databasens integritet. Derfor bygges datadiagrammet i samsvar med den informasjonslogiske modellen.
Når du bygger en krets Få tilgang til data bestemmer automatisk typen relasjon mellom tabeller basert på det valgte tilkoblingsfeltet. Hvis feltet du vil forholde deg til er en unik nøkkel i både hovedtabellen og undertabellen, etablerer Access en en-til-en-relasjon. Hvis et relasjonsfelt er en unik nøkkel i hovedtabellen, men er en nonkey eller en sammensatt nøkkel i den underordnede tabellen, etablerer Access en en-til-mange-relasjon fra hovedtabellen til undertabellen.
Forbindelser - assosiasjoner. Når du velger et nonkey-felt som et relasjonsfelt i hovedtabellen, rapporterer Access at relasjonstypen ikke kan bestemmes. I dette tilfellet kan kun en forbindelse – en union – etableres mellom bordene. Relasjon – En sammenføyning kombinerer poster fra to tabeller som har samme verdier i relasjonsfeltet. Dessuten blir hver post fra en tabell slått sammen med hver post fra en annen tabell, forutsatt at verdiene i tilkoblingsfeltet er like. Resultatet av å slå sammen poster, som bestemmes ved å velge en av tre metoder, kan være:
Slår bare sammen de postene der de relaterte feltene i begge tabellene samsvarer;
Slå sammen de postene der de relaterte feltene til begge tabellene er like, samt slå sammen alle poster fra den første tabellen (som det ikke er noen relaterte i den andre) med en tom post i den andre tabellen;
Slå sammen de postene der de relaterte feltene til begge tabellene er like, samt slå sammen alle poster fra den andre tabellen som ikke har relaterte felt i den første tabellen med en tom post i den første tabellen.
Oppretting av et dataskjema begynner i databasevinduet ved å utføre kommandoen Tjeneste/dataskjema eller ved å trykke på den tilsvarende knappen. Du kan deretter velge tabellene som skal inkluderes i dataskjemaet og begynne å definere relasjonene mellom dem. For å etablere en forbindelse mellom et par tabeller i dataskjemaet, må du i hovedtabellen velge et unikt nøkkelfelt som forbindelsen etableres gjennom, og dra musepekeren til det tilsvarende feltet i den underordnede tabellen.
Måter å lage tabeller i Access
I dag i klassen skal vi se på måter å lage tabeller i en MS Access-database, lære å lage en tabell i veivisermodus og ved å skrive inn verdier, analysere fordeler og ulemper med disse måter å lage tabeller i Access.
I en relasjonsdatabase må alle data lagres i en tabell. Derfor er det viktigste når du jobber med databaser muligheten til å lage tabeller. La oss se på hvordan du kan lage tabeller i MS Access.
I M.S. Adgang det er tre måte å lage tabeller på:
1) i designmodus;
2) i mastermodus;
3) og ved å legge inn data.
Og før du bruker noen metode, må du bestemme strukturen til tabellen, dvs. bestemme hvilke felt (kolonner) som skal inkluderes i tabellen vår. La oss starte med dette, og deretter vurdere alle metodene og finne den optimale!
La oss lage en tabell i databasen vår med karakterer til elever i gruppen vår i forskjellige fag. La tabellen vår bestå av kolonner: Etternavn, Fornavn, Matematikk, Informatikk, Fysikk, etc.
Her er strukturen til fremtidstabellen:
Generelt kan mye endres, men hvorfor? Tross alt kan du manuelt lage en tabellstruktur uten å måtte gjøre om noe! Vi skal se på hvordan du oppretter en tabell manuelt i designmodus litt senere, men la oss nå se på Opprette en tabell ved å legge inn data. Så,
- velg tabellobjektet igjen;
- Velg Opprett en tabell ved å legge inn data.
En tabell åpnes som består av 10 felt, hvis navn er felt1, felt2 osv. Denne tabellen er allerede beregnet for dataregistrering. La oss legge inn noen få linjer (poster) og se fordeler og ulemper med denne metoden.
Ulemper med denne metoden:
- Hvorfor bare ti felt (kolonner), og hvis flere felt er nødvendig, hvordan kan jeg legge dem til?
- Hvorfor er feltnavnene Felt1, Felt2 osv.? Hvordan endre navnene på kolonnene i en fremtidig tabell?
- Hvordan endre tabellnavnet?
Generelt, som du kan se, er denne metoden heller ikke veldig bra, og etter å ha analysert den kommer vi til den konklusjon at det er bedre å lage en tabell i designmodus manuelt.
Vi skal se på hvordan du lager en tabell i designmodus i neste leksjon.
Hvis du fortsatt ikke forstår hvorfor konstruktøren, anbefaler jeg å lese artikkelen igjen først og stille spørsmål i kommentarene.
Praktisk arbeid:
- Utvikle en tabellstruktur fra din egen versjon.
- Lag en tabell i veivisermodus: velg en passende tabell, legg til nye felt i tabellen, lagre tabellen. Analyser fordeler og ulemper med denne metoden for å lage en tabell.
- Lag en tabell ved å skrive inn verdier, lagre tabellen. Analyser fordeler og ulemper med denne metoden for å lage en MS Access-tabell.
-
-
Opprette en tabell
En enkel database, for eksempel en kontaktliste, kan bare ha én tabell. Imidlertid bruker mange databaser flere tabeller. Når du oppretter en database, opprettes en fil på datamaskinen din som brukes som en beholder for alle dens objekter, inkludert tabeller.
Det er flere måter å lage en tabell på: du kan opprette en ny database, sette inn en tabell i en eksisterende database eller importere en tabell fra en annen datakilde, for eksempel en arbeidsbok Microsoft Office Excel Microsoft-dokument Office Word, tekstfil eller en annen database, eller koble tabellen til denne kilden. Når du oppretter en ny database, blir en ny tom tabell automatisk satt inn i den. Du kan deretter legge inn data i den for å begynne å definere felt.
Opprette en tabell i en ny database
Klikk Fil > Skape og velg Tøm skrivebordsdatabase.
I feltet Fil skriv inn filnavnet for den nye databasen.
Klikk på knappen Skape.
Vil åpne ny base data, der en ny tabell kalt "Tabell1" vil bli opprettet og åpnet i tabellvisning.
Opprette en tabell i en eksisterende database
Klikk Fil > Åpne og velg databasen hvis den er oppført i seksjonen Siste. Ellers velger du ett av databasesøkealternativene.
I dialogboksen Åpne en databasefil finn databasen du vil åpne og klikk på knappen Åpne.
på fanen Opprettelse i gruppen Tabeller klikk på knappen Bord.
En ny tabell vil bli satt inn i databasen og åpnes i dataarkvisning.
Bruke Import eller Link for å lage en tabell
For å lage en tabell kan du importere data fra en annen fil (for eksempel et Excel-regneark, en SharePoint-liste, en XML-fil, en annen Access-database, en mappe Microsoft Outlook osv.) eller koble tabellen til den.
Når du importerer data, opprettes en kopi av dem i en ny tabell i gjeldende database. Senere endringer som gjøres i de opprinnelige dataene vil ikke påvirke de importerte dataene, og omvendt. Etter at du har koblet til kilden og importert dataene, kan du bruke de importerte dataene uten å koble til kilden. Du kan gjøre endringer i strukturen til den importerte tabellen.
Når databinding skjer, opprettes en koblet tabell i den gjeldende databasen som gir en dynamisk tilkobling til data lagret andre steder. Endringer i data i en koblet tabell reflekteres i kilden, og endringer i kilden reflekteres i den koblede tabellen. For å jobbe med en koblet tabell, må du være koblet til en datakilde. Du kan ikke endre strukturen til en koblet tabell.
Note: Du kan ikke endre data på Excel ark ved hjelp av en koblet tabell. Som en løsning kan du importere kildedataene til en Access-database og deretter opprette en kobling til databasen fra Excel.
Lag en tabell ved å importere eller koble til eksterne data
Lag en tabell ved hjelp av et SharePoint-nettsted
For å lage en databasetabell kan du enten importere en SharePoint-liste eller opprette en kobling til den. Alternativt kan du opprette en ny SharePoint-liste basert på ferdig mal. Maler som er tilgjengelige i Access inkluderer kontakter, oppgaver, spørsmål og hendelser.
Velg et element Kontakter, Oppgaver, Spørsmål eller Hendelser.
I dialogboksen Opprette en ny liste
Angi et navn for den nye listen Og Beskrivelse.
Åpne menyen Fil og velg et lag Åpne.
I dialogboksen Åpne en databasefil velg databasen der du vil lage tabellen og klikk på knappen Åpne.
På fanen Opprettelse i gruppen Tabeller klikk på knappen SharePoint-lister.
Gjør ett av følgende:
Opprett en SharePoint-liste fra en mal
Lag en egendefinert liste
Velg et element En annen.
I dialogboksen Opprette en ny liste Skriv inn URL-en til SharePoint-nettstedet der du vil opprette listen.
Skriv inn navn og beskrivelse for den nye listen i feltene Angi et navn for den nye listen Og Beskrivelse.
For å åpne den koblede tabellen etter at den er opprettet, merk av i avmerkingsboksen Åpne listen etter at eksporten er fullført(den er installert som standard).
Importerer data fra en eksisterende liste
Velg element.
I dialogboksen Eksterne data Skriv inn URL-en til SharePoint-nettstedet som inneholder dataene du vil importere.
Velg et element Importer kildedata til en ny tabell i gjeldende database og trykk på knappen Neste.
Merk av i avmerkingsboksene for alle SharePoint-lister du vil importere.
Lenker til en liste
Velg et element Eksisterende SharePoint-liste.
I dialogboksen Eksterne data - SharePoint-nettsted Skriv inn URL-en til SharePoint-nettstedet som inneholder listen du vil koble til.
Velg et element Opprett en koblet tabell for å kommunisere med en datakilde og trykk på knappen Neste.
Merk av i avmerkingsboksene for alle SharePoint-lister du vil opprette koblinger til.
Lag en tabell ved hjelp av en webtjeneste
Du kan lage en tabell i en database som er koblet til data på en nettside med et webtjenestegrensesnitt. Webtjenestetabeller er skrivebeskyttet.
På fanen Eksterne data i gruppen Import og tilkoblinger klikk på knappen I tillegg og velg et lag Datatjenester.
Hvis nødvendig tilkobling allerede installert, gå til trinn 5. Ellers går du til neste trinn.
Klikk på knappen Etabler en ny forbindelse.
Velge nødvendig fil tilkobling og trykk på knappen OK.
I dialogboksen Opprett en webtjenestedatakobling utvide den nødvendige tilkoblingen.
Velg tabellen du vil koble til. Feltene vil vises på høyre side av dialogboksen.
Du kan skrive inn navnet på den relaterte tabellen i feltet Angi koblingsnavnet. Access vil vise dette koblede tabellnavnet i navigasjonsruten.
Klikk på knappen OK. En relatert tabell vil bli opprettet.
Sette tabellegenskaper
I tillegg til å angi feltegenskaper, kan du angi egenskaper som gjelder for hele tabellen eller for alle poster.
Lagre et bord
Etter at du har opprettet eller endret en tabell, bør du beholde strukturen. Første gang du lagrer en tabell, må du gi den et navn som beskriver dataene den inneholder. Du kan bruke opptil 64 tegn (bokstaver eller tall), inkludert mellomrom. Du kan for eksempel gi tabellen navnet "Kunder", "Deleliste" eller "Produkter".
Access gir deg fleksibilitet når du navngir tabeller, men det er noen begrensninger. Navnet kan være opptil 64 tegn langt og inkludere en hvilken som helst kombinasjon av bokstaver, tall, mellomrom og spesialtegn, unntatt punktum (.), utropstegn (!), hakeparenteser (), innledende mellomrom, innledende likhetstegn (=) , eller tegn som ikke skrives ut, for eksempel vognretur. I tillegg må navnet ikke inneholde følgende tegn: ` / \ : ; * ? " "< > | #
Råd: Bli enige om hvordan du skal navngi objekter i databasen, og følg disse reglene.
Hvis du lagrer tabellen for første gang, skriv inn navnet og klikk OK.
Sette opp en primærnøkkel
Du bør angi en primærnøkkel for en tabell med mindre du har en god grunn til å la være. Access oppretter automatisk en indeks på primærnøkkelen, noe som forbedrer databaseytelsen. I tillegg sikrer Access at hver post har en verdi i primærnøkkelfeltet, og at verdien alltid er unik. Dette er ekstremt viktig fordi ellers kan du ikke pålitelig skille en streng fra en annen.
Når du oppretter en tabell i dataarkvisning, oppretter Access automatisk en primærnøkkel kalt ID og tildeler den en datatype Teller.
Du kan endre eller slette en primærnøkkel, eller angi en primærnøkkel for en tabell som ikke allerede har en, i designeren.
Definere feltene som skal brukes som primærnøkkel
Noen ganger finnes det allerede data som kan brukes som primærnøkkel. For eksempel kan ansatte allerede ha identifikasjonsnummer. Hvis du oppretter en tabell for å spore ansattes data, kan du bruke ID-ene deres som primærnøkkel. Noen ganger er medarbeider-ID bare unike i kombinasjon med avdelingskoder; i dette tilfellet må du bruke en kombinasjon av disse feltene som primærnøkkel. Primærnøkkelen må ha følgende egenskaper:
Verdien til et gitt felt eller kombinasjon av felt må være unik for hver post.
Feltet eller kombinasjonen av felt må ikke være tomt (de må alltid ha en verdi).
Verdiene skal ikke endres.
Hvis det ikke er data som er egnet for rollen som en primærnøkkel, kan du opprette et nytt felt for dette formålet. Når du oppretter et felt som skal brukes som primærnøkkel, velger du felttypen som teller for å sikre at den oppfyller de tre egenskapene som er oppført ovenfor.
Stille inn eller endre primærnøkkelen
Sletter en primærnøkkel
Hvis du prøver å lagre en ny tabell uten en primærnøkkel, vil Access be deg om å opprette et felt for den. Hvis du trykker på knappen Ja, Access vil opprette et ID-felt med en Counter-datatype som lagrer en unik verdi for hver post. Hvis tabellen allerede har et felt av typen Teller, vil den bli brukt som primærnøkkel. Hvis du trykker på knappen Ingen, Access vil ikke legge til det nye feltet og vil ikke angi primærnøkkelen.
Legger til felt
For å lagre et nytt datastykke for en eksisterende Access-tabell, anbefales det å legge til et felt i den. Anta for eksempel at det er en tabell med felt som inneholder etternavn, fornavn, adresse e-post, telefonnummer og postadresse til hver klient. Hvis du vil begynne å spore den foretrukne kommunikasjonsmetoden for hver kunde, legges det til et felt for å lagre disse dataene.
Alle dataelementer som må spores lagres i separate felt. For eksempel, i kontakttabellen kan du opprette feltene "Fornavn", "Etternavn", "Telefon" og "Adresse", og i produkttabellen kan du opprette feltene "Produktnavn", "Produktkode" og "Pris".
Hvert felt har noen grunnleggende egenskaper, for eksempel et navn som unikt identifiserer det i tabellen, en datatype som indikerer arten av dataene, operasjoner som kan utføres på dataene og hvor mye plass som er tildelt for hver verdi.
Før du oppretter felt, bryter du ned dataene dine i de minste nyttige elementene. Da vil det være mye lettere for deg å kombinere dataene enn å skille dem. For eksempel, i stedet for "Fullt navn"-feltet, er det bedre å lage separate "Fornavn"- og "Etternavn"-felt. Dette vil gjøre det enklere for deg å søke og sortere data etter fornavn, etternavn eller en kombinasjon av begge. Hvis du skal lage en rapport, sortere, søke eller beregne på et dataelement, gjør det til et eget felt.
Du kan angi egenskaper for et felt som bestemmer dets utseende og virkemåte. For eksempel eiendom Format angir visningen av data i en tabell eller et skjema som inkluderer et felt.
Legg til et felt ved å legge inn data
For å legge til et felt i tabellen når du oppretter en ny tabell eller åpner en eksisterende tabell i dataarkvisning, skriv inn data i tabellkolonnen Legg til et felt(1) . Avhengig av verdien som er angitt, tilordnes datatypen for feltet automatisk. Hvis verdien du skriver inn ikke har en bestemt datatype, velger Access teksttypen, men du kan endre den om nødvendig.
Legge inn data i en kolonne Legg til et felt:
For å opprette eller åpne en tabell i dataarkvisning, høyreklikk tabellen du ønsker i navigasjonsruten, og deretter Tabellmodus.
Skriv inn navnet på feltet som skal opprettes i kolonnen Legg til et felt.
Bruk et beskrivende navn for å identifisere feltet.
Skriv inn informasjon i det nye feltet.
Legg til et felt ved hjelp av en mal
Noen ganger er det lettere å velge et felt fra en ferdig liste enn å lage det manuelt. For å velge et felt fra en liste over maler, bruk listen Andre felt. En feltmal er et spesifisert sett med egenskaper og egenskaper som beskriver den. Feltmaldefinisjonen inkluderer feltnavn, datatype, egenskapsverdi Format og en rekke andre eiendommer.
Angi feltegenskaper
Du kan angi egenskaper for et felt som bestemmer dets utseende og virkemåte.
Ved å bruke feltegenskaper kan du for eksempel:
endre type data i et felt;
forhindre at feil data legges inn i feltet;
sett feltet til en standardverdi;
raskere søk og sortering etter felt.
Noen feltegenskaper kan angis i dataarkvisning, men du må bruke designeren for å få tilgang til og angi alle egenskaper.
Egenskapene som kan konfigureres avhenger av datatypen til feltet.
Angi feltegenskaper i dataarkvisning
I tabellmodus kan du gi nytt navn til et felt, endre dets type, egenskap Format og noen andre eiendommer.
Høyreklikk på tabellen du vil åpne i navigasjonsruten.
I kontekstmenyen velg element Tabellmodus.
Gi nytt navn til et felt
Når du legger til et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, gir Access det automatisk et generisk navn. Det første nye feltet heter "Felt1", det andre heter "Felt2", osv. Som standard brukes feltnavnet som etikett uansett hvor feltet vises (for eksempel i en tabellkolonneoverskrift). Hvis du gir felt beskrivende navn, kan du lettere se og redigere poster.
Skriv inn et nytt navn i feltoverskriften.
Høyreklikk på tittelen på feltet du vil gi nytt navn (for eksempel "Felt1").
Velg i kontekstmenyen Gi nytt navn til feltet.
Endring av et felts datatype
Når du oppretter et felt ved å legge inn data i dataarkvisning, analyserer Access dataene for å finne riktig datatype for feltet. For eksempel hvis du skriver inn verdien 01.01.2017 , vil Access gjenkjenne den som en dato og tildele feltet en dato-klokkeslett-type. Hvis Access ikke entydig kan bestemme datatypen, tildeles feltet teksttypen som standard. (Kort tekst hvis du bruker Access 2016).
Feltets datatype bestemmer hvilke andre egenskaper du kan angi for det. For eksempel eiendom Bare legg til Kan bare settes for et felt med en datatype Hyperlink eller MEMO Field (eller Long Text in Access 2016).
Det er situasjoner når du trenger å endre datatypen til et felt manuelt. Tenk deg at du må skrive inn romnummer som ligner datoer (for eksempel 10/2017). Hvis du skriver inn en verdi 10.2017 til et nytt felt i tabellvisning, funksjon automatisk deteksjon Datatype vil velge datatypen Dato og Tid for feltet. Fordi romnumre er etiketter og ikke datoer, må deres datatype settes til Tekst. Følg disse trinnene for å endre datatypen til et felt:
Advarsel: Disse parameterne kan også endres for felt som ble opprettet tidligere. Men hvis det allerede er data i feltet, kan det hende at enkelte handlinger ikke er tilgjengelige eller kan føre til datakorrupsjon.
Angi andre feltegenskaper
Note: Ikke alle formater er tilgjengelige for alle datatyper. Angi først datatypen og tilpass deretter formatet om nødvendig.
Flytte et felt
For å flytte et felt, dra det til rett sted. For å velge flere tilstøtende felt å flytte, klikk på det første feltet, og mens du holder nede SHIFT-tasten, klikker du på det siste feltet. Du kan deretter dra den valgte gruppen med felt til en ny plassering.
Når du drar et felt, endres posisjonen i tabellen, men rekkefølgen på feltene i konstruktøren endres ikke. På programvaretilgang Den opprinnelige rekkefølgen brukes på feltene. Hvis du for eksempel drar et felt til en ny posisjon i dataarkvisning, og deretter bruker Skjema-knappen for å lage et skjema fra den tabellen, vil feltet bli plassert i sin opprinnelige posisjon.
I moderne verden Vi trenger verktøy som lar oss lagre, organisere og behandle store mengder informasjon som er vanskelig å jobbe med i Excel eller Word.
Slike depoter brukes til å utvikle informasjonsnettsteder, nettbutikker og regnskapstillegg. De viktigste verktøyene som implementerer denne tilnærmingen er MS SQL og MySQL.
Produktet fra Microsoft Office er en forenklet versjon når det gjelder funksjonalitet og er mer forståelig for uerfarne brukere. La oss ta en steg-for-steg titt på å lage en database i Access 2007.
Beskrivelse av MS Access
Microsoft Access 2007 er et databasestyringssystem (DBMS) som implementerer en fullverdig GUI bruker, prinsippet om å skape enheter og relasjoner mellom dem, samt det strukturelle spørringsspråket SQL. Den eneste ulempen med dette DBMS er manglende evne til å jobbe i industriell skala. Den er ikke laget for å lagre store mengder data. Derfor brukes MS Access 2007 til små prosjekter og til personlige, ikke-kommersielle formål.
Men før du viser trinn-for-trinn-opprettingen av en database, må du gjøre deg kjent med grunnleggende konsepter fra databaseteori. 
Definisjoner av grunnleggende begreper
Uten grunnleggende kunnskap om kontrollene og objektene som brukes når du oppretter og konfigurerer en database, er det umulig å forstå prinsippet og funksjonene ved å sette opp et fagområde. Derfor vil jeg nå prøve å forklare essensen av alle de viktige elementene på et enkelt språk. Så la oss begynne:
- Et emneområde er et sett med opprettede tabeller i en database som er sammenkoblet ved hjelp av primær- og sekundærnøkler.
- En enhet er en egen databasetabell.
- Attributt – tittelen på en egen kolonne i tabellen.
- En tuppel er en streng som tar verdien av alle attributter.
- En primærnøkkel er en unik verdi (id) som tildeles hver tuppel.
- Sekundærnøkkelen til tabell "B" er en unik verdi fra tabell "A" som brukes i tabell "B".
- En SQL-spørring er et spesielt uttrykk som utfører en spesifikk handling med databasen: legge til, redigere, slette felt, lage utvalg.
Nå som vi har en generell ide om hva vi skal jobbe med, kan vi begynne å lage databasen.
Opprette en database
For klarhet i hele teorien vil vi opprette en opplæringsdatabase "Student-Exams", som vil inneholde 2 tabeller: "Students" og "Exams". Hovednøkkelen vil være "Record Number"-feltet, fordi denne parameteren er unik for hver elev. De resterende feltene er for flere fullstendig informasjon om studenter.
Så gjør følgende:
Det er det, nå gjenstår det bare å lage, fylle og koble tabeller. Fortsett til neste punkt.
Opprette og fylle ut tabeller
Etter vellykket opprettelse av databasen, vil en tom tabell vises på skjermen. For å danne strukturen og fylle den ut, gjør følgende:
Råd! Til finjustering dataformat, gå til kategorien "Tabellmodus" på båndet og ta hensyn til blokken "Formattering og datatype". Der kan du tilpasse formatet på de viste dataene.
Opprette og redigere dataskjemaer
Før du begynner å koble sammen to enheter, analogt med forrige avsnitt, må du opprette og fylle ut "Eksamenstabellen". Den har følgende attributter: "Rekordnummer", "Eksamen1", "Eksamen2", "Eksamen3".
For å utføre spørringer må vi koble sammen tabellene våre. Dette er med andre ord en slags avhengighet som implementeres ved hjelp av nøkkelfelt. For å gjøre dette trenger du:
Konstruktøren skal automatisk opprette relasjonen, avhengig av konteksten. Hvis dette ikke skjer, så:
Utfører spørringer
Hva skal vi gjøre hvis vi trenger studenter som kun studerer i Moskva? Ja, det er bare 6 personer i databasen vår, men hva om det er 6000 av dem? Uten ekstra verktøy vil det være vanskelig å finne ut.
Det er i denne situasjonen at SQL-spørringer kommer oss til hjelp, og hjelper til med å trekke ut bare nødvendig informasjon.
Typer forespørsler
SQL-syntaks implementerer CRUD-prinsippet (forkortet fra engelsk opprette, lese, oppdatere, slette - "skape, lese, oppdatere, slette"). De. med spørringer kan du implementere alle disse funksjonene.
For prøvetaking
I dette tilfellet spiller "les"-prinsippet inn. For eksempel må vi finne alle studenter som studerer i Kharkov. For å gjøre dette trenger du:
Hva skal vi gjøre hvis vi er interessert i studenter fra Kharkov som har mer enn 1000 stipender? Da vil spørringen vår se slik ut:
VELG * FRA Studenter HVOR Adresse = "Kharkov" OG stipend > 1000;
og den resulterende tabellen vil se slik ut:
Å opprette en enhet
I tillegg til å legge til en tabell ved hjelp av den innebygde konstruktøren, kan det hende du må utføre denne operasjonen ved å bruke en SQL-spørring. I de fleste tilfeller er dette nødvendig når du utfører laboratorie- eller kursarbeid som en del av et universitetskurs, fordi i det virkelige liv det er ikke behov for dette. Med mindre du selvfølgelig er engasjert i profesjonell applikasjonsutvikling. Så for å opprette en forespørsel trenger du:
- Gå til "Creation"-fanen.
- Klikk på "Query Builder"-knappen i "Annet"-blokken.
- I det nye vinduet klikker du på SQL-knappen og skriver inn kommandoen i tekstfeltet:
LAG BORD Lærere
(Lærerkode INT PRIMÆR NØKKEL,
Etternavn CHAR(20),
Navn CHAR(15),
Mellomnavn CHAR (15),
Kjønn CHAR (1),
Fødselsdato DATE,
hovedemne CHAR(200));
der "CREATE TABLE" betyr å lage "Teachers"-tabellen, og "CHAR", "DATE" og "INT" er datatypene for de tilsvarende verdiene. 
Oppmerksomhet! Hver forespørsel må ha en ";" på slutten. Uten det vil kjøring av skriptet resultere i en feil.
For å legge til, slette, redigere
Alt er mye enklere her. Gå til feltet Opprett en forespørsel igjen og skriv inn følgende kommandoer:
Opprette et skjema
Med et stort antall felt i tabellen blir det vanskelig å fylle databasen. Du kan ved et uhell utelate en verdi, skrive inn en feil eller skrive inn en annen type. I denne situasjonen kommer skjemaer til unnsetning, ved hjelp av hvilke du raskt kan fylle ut enheter, og sannsynligheten for å gjøre en feil minimeres. Dette vil kreve følgende trinn:
Vi har allerede dekket alle de grunnleggende funksjonene til MS Access 2007. Det er en siste viktig komponent igjen – rapportgenerering.
Genererer en rapport
En rapport er en spesiell MS Access-funksjon som lar deg formatere og klargjøre data fra en database for utskrift. Dette brukes hovedsakelig til å lage følgesedler, regnskapsrapporter og annen kontordokumentasjon.
Hvis du aldri har møtt en slik funksjon, anbefales det å bruke den innebygde "Rapportveiviseren". For å gjøre dette, gjør følgende:
- Gå til "Creation"-fanen.
- Klikk på "Rapportveiviser"-knappen i "Rapporter"-blokken.
- Velg interessetabellen og feltene du trenger å skrive ut.
- Legg til det nødvendige grupperingsnivået.
- Velg sorteringstypen for hvert felt.
