Тотчас связь копию письма. Слишком сухой тон

Если вы получили сообщение, существует несколько действий, которые можно выполнить с сообщений.

Чтобы ответить только отправителю, выберите ответ .

Чтобы ответить отправителю и всем остальным получателям в строках Кому и копия строк, выберите Ответить всем .

Чтобы отправить сообщение, чтобы кто-то не в поле Кому или копия строки, выделите вперед .

Ответ на сообщения и их пересылка - одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.

В этой статье

Ответ отправителю

Примечание:

Ответ отправителю и всем получателям сообщения

Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия .

Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить . Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.

Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.

Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе , чтобы изменить этот параметр.

Пересылка сообщения

Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать . Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать .

  Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать .

Создайте сообщение.

В поле Кому введите имена получателей.

Примечание: В полях Кому , Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.

Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому , Копия или СК .

Подробнее о полях Копия и СК

Копия : всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.

СК : название этого поля - сокращение от словосочетания "скрытая копия". Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.

• На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле "СК" .

Нажмите кнопку Отправить .

Отмена автоматического включения исходного сообщения

Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка "Отправить"

При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить , указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.

Кнопка Отправить находится рядом с полями "Кому", "Копия" и "СК".

Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.

В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:

Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.

Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.

Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.

Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать , Ответить , Ответить всем или Переслать . Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.

Проверка наличия учетной записи

Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.

Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.

Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье

Ежедневно около 112,4 млрд. писем разлетаются по всему миру, из них 122 «прилетает» одному человеку. Несмотря на рост популярности других интернет-каналов связи, число отправляемых электронных писем продолжает расти. Это приводит к тому, что люди (включая клиентов) ищут поводы игнорирования писем, не требующих особого внимания, чтобы сфокусироваться на более важных сообщениях и задачах.

1. Выражаетесь непонятно и не говорите конкретно, что вы хотите

Какова цель письма? Написали ли вы понятное для адресата сообщение? Может, люди, которым вы отправили сообщение, не отвечают, потому что они не знают, что вы ждете от них ответ?

Просите в переписке то, что вам нужно от адресата: файл, принятие окончательного решения, уточнение; и пусть они знают, когда это нужно - пишите срок. Если ответ не требуется, потому что вы просто делитесь новостями, пусть они об этом тоже знают.

Вы четко сформулировали просьбу, но вам почему-то до сих пор не отвечают... Перечитайте еще раз. Легко ли найти запрос на фоне всего, что написано в письме? Знают ли они, что вы ждете конкретно от них, а не от кого-то другого?

Пишите конкретно и понятно и не забывайте о сроках ответа.

2. Слишком длинно и нечитаемо

Хотя бы раз в жизни каждый из нас получал очень длинные письма. Когда мы видим простыни текста, мы чувствуем себя измученными только при мысли, что это сообщение нужно перечитать раз 100, чтобы найти что-то важное. Вы сами читаете такие письма? Чего же вы ждете от клиентов?

Избавьтесь от стоп-слов и фраз, таких как «я надеюсь», «если бы вы могли», «когда у вас будет немного времени», и т. д.

Удалите обширный пересказ независимо от того, насколько крупной является ваша задача.

Обеспечьте сообщение достаточным контекстом, чтобы получатель понимал, о чем вы говорите.

Пишите короткие письма и только то, что относится конкретно к данной теме или вопросу.

Используйте простые предложения и слова вне зависимости от того, о чем вы пишете. Короткие абзацы, маркированные списки и пробелы помогут избежать цунами из слов.

3. Слишком много людей, поставленных в копию

Существуют две основные опасности, когда вы ставите в копию письма большое количество людей и хотите получить ответ на него.

Во-первых, никто не ответит или не станет разбираться в том, что вы просите, предполагая, что об этом позаботится кто-нибудь другой из списка адресатов. Такое поведение человека называется Эффект свидетеля .

Во-вторых, копия на слишком многих людей стала привычкой в e-mail рассылке. Если вы так делаете, то уже приучили людей откладывать ваши письма на потом, поскольку данные письма не относятся лично к ним и они становятся низкоприоритетными.

4. Отправка слишком большого количества писем, или длинная цепь переписки

В тесной связи с предыдущей проблемой находится постоянная рассылка электронных писем с цепочкой ответов долгого разговора, пересылкой ответов, а также письма-копии всем адресатам. Не будьте той назойливой мухой, которая жужжит в почтовом ящике. Эти письма никто читать не станет!

Хотите, чтобы клиенты ответили на сообщение? Убедитесь , что письмо написано по-существу.

5. Плохая тема письма

Правила продающих писем относятся и к бизнес переписке. Важное письмо с негодным заголовком не привлечет внимания. Тема вашего письма должна быть четкой и побуждающей к действию.

Пишите тему письма, адаптированную для чтения со смартфонов. Сейчас много людей разбирают почту в мобильных телефонах. То же относится и к первой строке вашего письма. Основываясь на статистике сервиса почтовых рассылок MailChimp , идеальной длиной считается тема в 28−39 символов, но не более 50 символов.

Используйте первую строку письма как побуждение к чтению.

6. Плохие манеры

Написание коротких и слишком прямолинейных писем в грубом тоне не дает права опускать все нормы цивилизованного поведения. Сообщение, в котором не говорится ничего, кроме «отправьте мне отзыв на электронную книгу сегодня» является коротким и грубоватым. И кто захочет на это отвечать?

Этикет переписки все еще существует, также как приветствие и подпись в письме. Электронная почта также имеет свой собственный этикет, которому стоит следовать. Грамматические ошибки отпугивают людей.

Люди любят помогать хорошим людям. Станьте им.

7. E-mail переписка как неподходящий способ для коммуникаций

Для общения с клиентами используют различные каналы. И для некоторых потребностей email переписка далеко не лучшее решение.

Для решения срочных вопросов подходят чаты и мессенджеры. Некоторые задачи нуждаются в обдуманном, совместном обсуждении, к чему e-mail рассылка не приспособлена. Оптимальный вариант - телефонный звонок или видео-чат. И это логично, когда в обсуждении участвуют сразу несколько человек.

Для социального взаимодействия существует большое количество технологий. Но ваша цель - получить ответ на ваше письмо. Перед тем как отправить e-mail сообщение, подумайте , насколько этот метод эффективен для достижения вашей цели.

P. S. Уверены, что приведенный список ошибок позволит вам пересмотреть работу с почтой и получать больше нужных и важных ответов вовремя.

Оригинал статьи HubSpot . Над переводом текста работала Е. Горбатенко, PR-менеджер INOSTUDIO; редактура и адаптация текста - Е.Поликанина, специалист по маркетингу INOSTUDIO.

К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, - вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.

Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.

Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".

Например, для mail.ru это будет выглядеть так:

И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" - всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" - каждый думает что письмо только ему.

И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес . Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.

И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов - здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет - понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги - просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.

Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.

Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате , там правда народ солидный был - директора, но все же спама многие получили в ответ.

Ну и как всегда обсуждение в комментариях приветствуется.

И разрешения.

Вероятно, Вы уже обращали внимание, что при получении писем от некоторых авторов в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.

Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?

Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.

Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com

Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.

Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем.

Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.

Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.

А дальше в окне «Тема» нужно написать тему письма (1 ). Она должна быть краткой, но при этом точно информировать получателя о сути сообщения.

В следующее окно вставляем текст самого письма (2 ). Здесь его можно редактировать, производить форматирование, изменять шрифт, размер шрифта, вид, цвет, применять нумерованные или маркированные списки, выделять цитаты и так далее (3 ).
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).

Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.

Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.

Только возможностей для редактирования текста письма на этой почте меньше. Поэтому я покажу только порядок действий, необходимых для отправки писем.

Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
А дальше, как обычно: пишите тему письма в окне «Тема» и вставляете текст самого письма.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.

Практически то же самое предлагает вам сервис mail.ru
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.

Если же необходимо данное письмо отправить сразу целой группе адресатов, то выбираете одну из двух функций: «Копия» или «Скрытая копия».

Для этого нажимаете на кнопку, стоящую в самом начале окна для имейлов получателей (1 ) и в выпавшем списке (2 ) выбираете желаемое (3 или 4 ).

Эта почта позволяет прикреплять к письму файлы (1 ) и редактировать текст самого письма (2 ). Примерно в том же объеме, что и почта на yandex.ru.

Вот, пожалуй, и все, о чем я хотела вам рассказать сегодня.

Надеюсь, что эти небольшие фишки помогут вам не только экономить свое время, но и не нарушать конфиденциальность тех людей, которые доверили вам свои электронные адреса. Всегда думайте о безопасности тех людей, которые вам доверились. Будьте профессионалами!

А если Вы хотите получить еще больше полезностей и научиться не только создавать блог, но и заставить его зарабатывать, записывайтесь на наш бесплатный курс"Технология построения дохода в сети Интернет".

Просто впишите в форму под этой статьей Ваше имя и Ваш имейл и нажмите на кнопку"Хочу получить курс!"

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.